图书在版编目（C I P）数据

超级时间整理术 ：每天多出一小时 / （英）赫佩尔
（Heppell, M.）著 ；刘丹译．––北京 ：人民邮电出版社
，2012.7

（普华自我管理系列图书）

ISBN 978-7-115-28822-6

I．①超…　II．①赫…　②刘…　III．①时间—管理
IV．①C935

中国版本图书馆CIP数据核字（2012）第142536号

普华自我管理系列图书

超级时间整理术——每天多出一小时

◆　著　　　   【英】迈克尔 · 赫佩尔（Michael Heppell）

译  　　　刘　丹

责任编辑　王莹舟

执行编辑　王楠楠

◆　人民邮电出版社出版发行　　　北京市崇文区夕照寺街14号

邮编　100061　　电子邮件　315@ptpress.com.cn

网址　http://www.ptpress.com.cn

◆　开本：880×1230　1/32

印张：6.5　　　　　　　　　　2012年8月第1版

字数：180千字　　　　　　　　2012年8月北京第1次印刷

著作权合同登记号　图字：01-2012-4472

ISBN 978-7-115-28822-6

定价：29.80元

读者服务热线：（010）67129879　印装质量热线：（010）67129223

反盗版热线：（010）67171154

内 容 提 要

大忙人、拖延症、计划派、老好人、家务缠身、天天加班……我们总是嚷着“没时间”，却从来没有想过我们的时间哪儿去了。对于每个人来说，时间都是最公平的资源，我们之所以感觉没时间是因为很多时间被我们忽略掉了，如果我们学会整理时间，把琐碎的“时间碎片”找到并整理起来，你会发现其实你并不缺少时间。

本书针对我们日常工作和生活中最容易丢掉时间的细节，搜集整理了200多种小方法，这些方法简单实用，你不需要做复杂的计算，不需要填繁杂的表格，只要付诸实践，就能见到效果。

本书适合于职场白领、居家办公人士、全职主妇、学生等所有总感觉时间不够用、急需找到更多时间的人士阅读，也适合相关的培训机构使用。

“普华自我管理系列图书”序

生活的节奏越来越快：时间太少，使我们忽略了与亲友的联系；工作太多，使我们无暇关注自己的爱好和健康；责任感太强，明知不可为而为之，使我们身心俱疲……慢慢地，我们内心积聚了越来越多的负面情绪，这些负面情绪又反过来影响我们的生活和工作状态，长此以往就形成了一种恶性循环。要打破这种循环，我们需要的是通过自我管理做出改变。

很多人都曾经或是此刻在心里面问过自己“怎样才能改变我的生活状态”，但多数时候却不知道怎样做，也没有勇气马上去做。有一位心理学家说过，许多人因为吝于拿出时间来进行自我调整和管理，在快速的工作节奏中时常感到精神疲惫，找不到生活的目标和意义。

我们相信，一本好书不仅能够改变我们的行为、想法，带给我们新的机遇，而且能够激励我们面对生活的挫折和挑战，做出改变。这正是“普华自我管理系列图书”所要传递给你的——相信自己能够经营好自己的生活，掌控自己的人生，尽情享受生活所带来的美好感受。

“普华自我管理系列图书”以“自我管理”为主旨，致力于将有助于提升自我、改善生活的理念和方法传递给读者，内容涉及以下几个方面。

• 生活管理，从新的视角、新的观点引导你重塑生活，找到属于自己的快乐生活方式。

• 时间管理，帮助你整理时间，提高效率，轻松工作，快乐生活；

• 心态管理，让你从全新的角度看事物，摆脱负面情绪，找到自信、乐观的自己；

• 压力管理，帮助你解决难题、树立信心，舒缓生活所带来的压力。

与坊中大量同类型图书相比，“普华自我管理系列图书”具有以下特点。

第一，贴近生活，不虚谈。出版者在选择图书时尽量根据现实生活中大家普遍存在或反映较多的问题，例如压力大、没时间、负面情绪多等，慎重筛选。“普华自我管理系列图书”就像是一个小药箱，备着各种“常见病”的“特效药”。

第二，有一说一，不矫情。“普华自我管理系列图书”的语言浅显易读，没有什么弯弯绕绕，读过即能理解，理解了即有收获，就像一位知心朋友与你聊天一般，感情真、说话直。

第三，简单实用，不拔高。“普华自我管理系列图书”就是要为读者解决问题，因此以提供解决问题的方法为重点，这些方法或新奇，或实用，总之简单而有效。

第四，轻巧易拿，超便携。“普华自我管理系列图书”选用小开本、轻型纸，方便携带，便于读者在各种场合阅读。

“普华自我管理系列图书”如同生活的加油站，会源源不断地为你输送生活的能量！你要相信：今天所学到的一切能够改变你的明天！

如果你有勇气，如果你也同我们一样相信生活是由自己创造的，那么，从这里开始，从阅读开始，让自己的生活变得更美好吧！

中文版序

How To Save an Hour Every Day

时间是我们最宝贵的资源，也是分配最公平的资源。每日伊始，每个人都被赋予了同样多的时间。可为什么有的人觉得时间绰绰有余，而有的人却总是在疲于奔命呢？可见，你是否有足够的时间并不是本质问题，你怎样使用时间才是根源之所在。就像所有的资源一样，有的人将它浪费掉，而有的人将它用于投资。

本书的用意就在于此——帮助你更好地利用时间资源，以让其为你带来更大的收益。我们把这个目标定得更精确一些，那就是：每天节省一小时！

把这省出来的一小时想象成给自己的一件礼物。这礼物的施与者和接受者都是你自己，因而你得到的快乐是双倍的！我确信你能够意识到真正的礼物不是这一个小时，而是你拿这一个小时所做到的事情——不论是用于与家人一起度过、健身还是让自己放松一下以及其他。我确信《超级时间整理术》这本书里有你所需要的工具和方法。这些工具和方法可以帮助你找到这宝贵的时间，并让它过得有意义。

中国是世界上令人激动的国家之一，《超级时间整理术》被翻译成了中文，马上要与中国的广大读者见面了，这真让我高兴！你好，中国！

加油！

迈克尔 · 赫佩尔

目 录

“普华自我管理系列图书”序

中文版序

引言　开始整理时间，你准备好了吗

第一章　想做的太多，而时间太少

如果告诉你以后每天可以多出一小时，你感觉怎么样呢？想想吧，你可以用这一小时种花、与朋友约会、陪孩子玩耍，以及其他一切你想做的事！

每天一小时？只要想，就能有

如果每天多出一小时，你会做什么

忙忙叨叨，却不知道时间哪儿去了

什么都舍不得丢，那只会丢了时间

你不整理杂乱就会被“杂乱”整理

你有太多时间浪费在找东西上

第二章　自救！战胜拖延症

别以为你有的是时间！“拖延”正在悄悄偷走你的时间！

拖来拖去，事情就在那里，只多不少

写个报告而已，不需要一整天吧

拖延是因为你对自己不够“狠”

从“拖延症候群”到“麻利小超人”

当“决策”遇上“选择恐惧症”

第三章　不靠谱的待办事项清单

别以为列个清就万事大吉了。想想，你每天列的清单有多少是按计划完成的？

永远完不成的事项清单

价值10万美元的主意

找到你的五个最重要事项

把“待办”变成“必办”

有些事情是不必做的

第四章　学会说“不”，摆脱干扰

面对诱惑，你无法拒绝，面对干扰，你不会说“不”，于是时间被身边的“时间窃贼”悄悄偷走，而你却毫无察觉！

“时间窃贼”偷走你的时间

忙得焦头烂额，嘴上还在说“好，好，好”

对让你欲罢不能的网络世界勇敢地说“不”

第五章　为什么加班的总是我

其实，很多时候我们加班不是因为工作太多，而是因为时间从我们指缝中溜走！

为你的时间估值

是司机就不要争做好厨子

你不是超人，没必要事事亲力亲为

开会！开会！总有开不完的会

警惕！你的时间被电子邮件偷走了

现在就开始整理你的电脑桌面

打电话需要30分钟吗

第六章　快乐生活是整理出来的

工作已经很辛苦了，难道我们还要被没完没了的家务缠身吗？不，回到家，我们就要好好享受！

留些时间给自己

慧眼识友人

如果忙不过来，就请个帮手吧

多些时间陪陪孩子

好好享受用餐的美好时光

别再做“沙发土豆”了

马桶上的阅读时光

Let’s go!背起行囊去旅行

让科技产品成为省时帮手

高效能主妇驭家有道

你不理财，财不理你

太久没问候朋友了吧

都市“忙人”也要锻炼身体

第七章　想象一下，做个“时间整理狂人”如何

也许你已经掌握了很多时间整理的小方法，不过你想进一步挑战自己，找出更多的时间，那就做个“时间整理狂人”吧！

自我日、关键日与事务日

你的阅读速度还可以再快些

有些高科技你不用就浪费了

即使是1秒钟也很重要

第八章　时间整理术，未完待续

你和你的朋友也一定有自己的时间整理小妙招吧，不妨贡献出来寄给我们，没准儿下一本书中就有你的名字！

附录一　更多资源

附录二　时间跟踪表

附录三　我的时间整理小妙招

时间整理

小贴士

这本书处处想着为你节省时间，甚至建议你“不必读完整本书”。你只需要“浏览—过滤—开始” ，找到你的切入点和适合你的方法，然后开始行动就可以了！而且保证你能见到成效！

引言
开始整理时间，你准备好了吗

你并不需要读完整本书。毕竟，你读此书的目的就是要“找到”更多的时间。你完全可以跳过此书的某一部分——这将为你节省很多时间，因为书中一些方法也许并不适合你。因此，当务之急，我们需要学习如何快速阅读并掌握要点。

提供给你三个关键词：浏览、筛选、开始。

你先花上几分钟快速浏览此书。书中会有一些章节吸引你的眼球，也有一些章节你感觉并不适合自己阅读，那么就跳过去继续翻阅。

你需要从大量信息中进行筛选，决定哪些重要，哪些不重要。相信你的直觉，很快你就能清楚从哪里开始了。

接下来是开始——在哪里开始的并不重要，重要的是你确实从某个地方开始了，并且尝试从本书200多个方法中找出对你行之有效的一部分。

效果保证

我肯定你能从这本书中找到足够的方法帮你每天节省一小时，我对此确信无疑，并且愿意为此担保。

如何发挥本书的最大作用

想要改善体型，你有多种方法可以选择：你可以花上几个月慢慢锻炼，开始先慢跑，慢慢地提高到快步走，然后长跑；你也可以参加一个军事化的魔鬼训练，经历一些痛楚甚至极度难受的训练，不过你可以在几天内看到成效，并在几个星期之内实现脱胎换骨。你将要在《超级时间整理术》这本书中学到的东西也与此类似。

这本书也给了你选择的权利，但我希望你选的是“必须做到”。如果你只是浅尝辄止，那就不要期望每天“找到”一小时了。我对你可有很高的期望，我相信你能做到，但前提是你要准备好全身心地投入，并且身体力行。

正如我开头所说，你不必通读这本书，你所需要做的是浏览一筛选一决定从哪里开始。但仅仅靠读这本书还不够，正如我在我的每本书中所写道的那样：

成功的秘密不是别人告诉你的，而是自己实践得出的！

时间锁

在本书每一页的右下角，你都能看到一个简单图标——正面是钟表的小锁，你可以在那上面锁定并记录下你所节省的时间。

为了有效地使用这个时间锁，你需要将你所选择的每个省时方法换算成“每天节省的分钟数”，例如，如果运用某个方法可以帮你每周节省1个小时，那么就在时间锁上写上8分钟（60分钟/7天≈每天8分钟）。

记住你的目标是每天节省1个小时，所以把你节省的每1分钟都记录下来，这样你很快就会发现你不仅仅节省了1个小时，还意想不到地节省了很多分钟。

在本书的结尾处，你将会看到一些空白页（附录三），你可以在上面写下你所想到的其他省时方法，看看在阅读本书的过程中，你能不能够把这些页面写满。

本书的源起

（这部分内容你也可以不读！）

大约十年前，我意识到我参加一些课程、读一本书或者编写一个程序来帮助我实现时间管理的改进。

我参加了一些课程，听了一些录音节目，也读了几本书，从中得出了一个令我也令其他人震惊的结论：大多数的时间管理方案都是为已经很善于管理时间的人而设计的！甚至有些时间管理系统需要你具备一个纯数学的学位才能够完成那些表格或算法！而我是一个头脑简单的人，我需要行之有效的简单方法。

于是，我采用了惯常的做法：去问别人有什么节省时间的好主意。我从中选择了一些传统的观念，并通过亲自测试得出了一些我自己的方法。其结果是我设计了一个为期两天的时间整理培训课程——教授确保能帮助人们每天节省一小时的方法。然而问题是：最需要这个培训课程的人却没有时间参加。

我的下一个计划就是将这个课程缩短成一天——然而，问题依然存在。

最后，我找到了一个能在在半天之内教完这些省时方法的模式。我的培训课程大受欢迎，迄今为止已有数千人从中获益，但数千人还远远不够。当你的目标是对上千万人产生积极影响时（我就有这个目标），那么写一本书就是最好的方法，因为它可以接触到更多的人——就如正在看这本书的你——而你只需要花几分种的时间，就能够从中吸取一些方法。

写作这本书的方案定下来之后，我在我的在线社区（www.michaelheppell.com）上询问了一些成员，问他们是否有行之有效的节省时间的方法可以贡献出来，其中有些真是棒极了，也成了本书内容的组成部分之一。当然，我也记下了这些贡献者的名字，感谢他们分享了这些好方法。

在可能的情况下，如果有人贡献了好方法，我都会标明来源。如果某个方法是你原创的，而我没有归功于你，那么我在此道歉，并请与我联系，以便在以后再版时，将你列为原创人。

最后，如果你有好的方法愿意分享，不妨把它发给我。如果我觉得不错，我们会把它放在我的网站上，并且纳入到本书的再版当中。

另外，还有一个使这本书得以完成的原因——我相信这里所写出的一些方法可以改变你的生活。但其实现的前提是你必须身体力行。

所以，在你拿起这本书，心头冒出“我根本没时间看”这一想法时，我建议你先看看第一章。

小贴士

“时间就像海绵里的水，只要愿挤总还是会有的。”时间对于每个人都是一样的，其多与少不仅仅是效率的问题，更关乎一个人的生活态度！

第一章
想做的太多，而时间太少

很多人在工作和生活中经常面临下述情况，对照看看，你是不是也是如此呢？

1．经常抱怨时间不够用，感觉眼睛一闭一睁一天就这么过去了。

2．经常觉得自己有很多爱好，却没有时间投入。

3．经常觉得自己要充电，要学习，却找不到时间去做。

4．经常把“时间不够用”挂在嘴边，作为惯用的借口。

5．经常觉得自己忙忙叨叨一整天，到头来却想不起来这一天都做了些什么。

6．经常感慨：“时间不够用，真的不够用，要是一天有36个小时就好了！”

7．没时间打扫，于是屋子里越来越乱，你需要花很多时间才能找到剪刀、钥匙、茶叶……

8．你的桌面堆积如山，你找不到昨天的会议记录，也我找不到今天开会要用的文件，你着急、抓狂……

9．你没时间整理衣柜，于是每天早上，你翻箱倒柜，只为了我一件衬衫搭配你今天的姜黄色外套。

10．甚至于面对节省时间的方法，你都会说：“这很好，但我实在没时间学！”

每天一小时？只要想，就能有

你愿意一次性地投入三个小时学习并运用一种方法，这种方法能够帮助你在今后的一生中每天节省一小时（3:1）吗？

愿意？问题却是你根本拿不出三个小时来进行这项投资！

你和我都知道，如果你能够投入这三个小时，它将会起作用。你也知道自己应该这么做，然而问题就在于你现在只觉得这是“应该”而不是“必须”。

3: 1这个比例并没有科学依据，这只是我的估计。这个估计来源于我多年向成千上万名听众讲述这种方法的经验。而且我发现这种方法每次奏效都源于应用这种方法的人满怀强大的、难以抑制的动机，他们心里清楚地知道那节省出来的一个小时对他们来说意味着什么。现在就是你也要拥有这种强大动机的时候了。

如果每天多出一小时，你会做什么

现在想象我是一个仙女，可以满足你三个愿望。要求你说出如果每天多了一个小时，你最想用来做的三件事。由于我是仙女，所以你能白白得到这一个小时而不需要任何投入，包括金钱或者努力，我将满足你所想实现的愿望。

那么，这每天白白多出的一小时，你将用来做什么呢？

你可能已经有了答案，如果没有，以下是一些帮助你产生灵感的提示。

放松

做一件你心仪已久的
事情

积攒起来度过一个超长
的周末

阅读

看朋友

写日记

写一本书

烹调

与家人一起度过

做计划

赚钱

思考

画画

参加一个兴趣小组

听音乐

睡觉

规划一次旅行

看电影

给家人打电话

建一个网站

跑步或健身

有灵感了吗？你发现什么最能激励你去寻找那每天额外的一小时了吗？如果你已经找到了你的兴奋点，那么好极了！如果还没有，那就继续想！

一旦你找到了你的兴奋点，就把它们写下来，放在离自己不远的地方，当你需要提振一下精神或者把自己从偏离的轨道上拉回来时，可以随时参阅。

速成小妙招

你是否经常听别人说“做什么事都别指望速成”？你想知道一个秘密吗？秘密就是有些事情是有速成之道的，实际上有时候还很多。一旦你决定了你想用每天额外的一小时来做什么，你就会发现你面前摆了很多可以帮助你快速节省时间的小妙招，那额外的一小时已经在你的掌握之中了。

时间=生命，因而，浪费时间就是浪费生命。或者说，把握时间就是把握生命。

忙忙叨叨，却不知道时间哪儿去了

很多人经常忙忙叨叨一整天，回头想想却记不起这一天都做了些什么。你是不是也是如此呢？为了帮助你每天“找到”一小时，我们把这个目标分成每天四个十五分钟的时间板块。也许你现在已经拥有这四个时间板块了，只是你没有意识到。在这些时间板块中，你做着你并不真正需要做的事情。你该怎样找出这些隐藏的时间板块呢？

这就是我现在能够帮到你的地方。因为从现在开始，你将会把每一天的每一分钟都花在真正重要的事情上！

现在来做一个游戏（你一定要认为这真的是一个有趣的游戏），我们来看一下你现在是怎样度过你的时间的。

创建一个时间跟踪表

每天你都拥有96个15分钟的时间板块，你是否曾经分析过你是怎样使用这些时间板块的？

我的伙伴保罗是一个减肥专家。当他开始帮助某个人减肥时，他的一条铁律就是：让他做一星期的禁食记录。用保罗的话说，多数肥胖人士之所以肥胖是因为他们不知道自己吃了什么，而禁食日记可以帮助他们意识到为什么他们在不断地积累脂肪。

与时间跟踪表的原理一样。在接下来的七天里，你要按照十五分钟的时间板块把你所有的活动都记录下来。

不善于做这项工作？我知道，其实这就是你在时间整理上存在问题的原因之一。

还记得3:1法则吗？好消息是，做这件事情只需要几秒钟，而它能帮你节省好多个小时！

下面我将要告诉你如何做到这一点。

找到一个办法来记录你的十五分钟时间板块。例如，写日记、建立一个电子表格，或者用便签写下来。你也可以从网站www.saveanhour.co.uk上打印模板。如果你善于书写很小的字体，你也可以用“附录二”的“时间跟踪表”（可将其剪下直接使用）。

在以下的七天里按照十五分钟的时间板块把你所做的一切事情都记录下来，在你的时间跟踪表上做出相应的标记，我知道这将是一项挑战，把这作为你的第一个考验吧！

你可以继续阅读本书并应用其中的方法，但你必须首先完成时间跟踪表。

还有件事很重要：要确保你每十五分钟就在时间跟踪表上记录一次，或者至少一个小时记录一次。如果你等到每天结束的时候再记录，你将会忘掉大部分，然后胡乱写些你根本没做过的事情。你可以在睡觉时停止记录，而在第二天醒来时重新开始。

当你完成你的时间跟踪表时，你将会开始注意你把时间都用在了什么事情上，你会在本书的几个章节中多次用到这项信息。

五个方法帮你完成时间跟踪表

第一，设定整点提醒闹钟，这很容易，你可以在手机上找到免费的应用程序来做这个。

第二，找个人一起来做，与朋友一起做事情总是容易一些。

第三，给自己创建一个奖励政策。

第四，把时间跟踪表放在看得见的地方，一旦眼睛看不到心里也就不想它了。

第五，马上开始，强大的行动=强大的结果。

什么都舍不得丢，那只会丢了时间

拥有太多的东西会使你前行的速度下降，拥有太多的东西会消耗掉你每一天中许多有价值的分分秒秒，拥有太多的东西会产生负面能量，所以，现在是时候进行大扫除了，你会爱上垃圾桶的。

来一次大扫除

爱上垃圾桶的第一个阶段是进行一个大规模的大扫除。之前你可能一再地推迟做这件事情，现在是时候付诸行动了！我担保你可以清理出好几大包来，而且相信慈善机构可以从你的旧衣服、旧游戏软件等东西中获益不少。

我不建议你去旧货市场卖掉这些旧物件，原因如下：

这要花掉你好几个小时的时间，而你并没有这么多的时间；

得不偿失（原因见第五章“为你的时间估值”）；

你可能会再买回一些你并不需要的其他垃圾；

你不能把所有的东西都卖掉，所以你还会有些东西剩下来，这意味着你在以后的几年中还将保持一箱的旧东西，这会让你花掉宝贵的时间去寻思什么时候再次参加旧货市场。

垃圾袋比高深的数学更受欢迎

许多年前，我参加了一个风水大师举行的讲座，这位风水大师的名字叫比尔 · 思班塞（我也知道“比尔”不像一个风水大师的名字）。会场坐满了心怀期待的听众，他们都想知道怎样安排他们住房、办公室、花园和人际关系等方面的风水。

在开始的三个小时里，比尔谈的一切都是数字的力量，九星风水、神奇数字、生日数字等。听众们听得云里雾里，坐在我旁边的两个家伙来到这里的目的只是想知道他们的财富方位在哪里，他们说这堂课听起来就像高深的数学课一样。

在下午的课程里，比尔开始讲到如何在居所释放能量。我记得他建议在座的每个人都要买20个黑色的塑料袋和一卷红色的绳子，然后花费一整个上午的时间把这些袋子用红色的绳子系起来，把它们放在居所的西北角上。这时房间里顿时安静了下来，因为听众们都在记下他们所认为的第一个真正的风水法则。这时座位后面有一个声音打破了安静，他问道：“‘20’这个数字有什么特殊的意义吗？”

要知道我们刚刚听了三个小时有关数字力量的课程。这个问题不仅相关，而且很重要。场内所有的眼睛都转向了大师比尔。“这里有个非常重要的原因，”比尔说，他戏剧性地停顿了一下，继续说道：“垃圾袋一卷就是20个。”

时间贴士

有时你极想进行一次大扫除，可出于某种感情因素，还是有一些你坚持想要保留的东西。即使你知道你已经不需要它了，你还是不想把它扔掉。

这种情况下，你需要买几个高质量的储物盒，在上面做好标记以便知道里面装了什么，并妥善地存放起来。找一个清洁、干燥的地方储存你的盒子，最好是在你主要活动房间的外面，干净整齐地放好。

如何存放与堆积也是大扫除的一部分。不要以此作为你存放任何东西的借口——仅仅存放最有感情的重要东西。

你不整理杂乱就会被“杂乱”整理

那些杂乱的东西尤其是纸张所造成的混乱让你快受不了了。即便我们知道有些人擅长处理堆积如山的纸张，也佩服他们能够在几秒钟内找到所需的东西，但这些人只是例外——他们可能住在山间的房子里，有个满是猫的厨房，而你却不是那样，也无法做到那样。

如果你真的想每天节省一小时，你就必须将杂乱无章从你的生活中清除出去，并保持井井有条。

以下列出了一些无序所在，以及快速应对它们的办法。

你的桌面（以及其他堆积如山的表面）

你还记得你的桌面是什么样子吗？你还能回忆起上次把它清理干净时的样子吗？拥有一个整洁的桌面至关重要，厨房操作台、餐台、茶几均是如此——其实，任何具有水平表面的场所都是杂物滋生之所。

清理杂物的方法如下。

丢弃，归档，转嫁

把你的杂物分为三个类别：需要丢弃的、需要归档的和需要转嫁的。

丢弃

果断一些，把归在“丢弃”这一类别下的东西丢掉。你会发现，你的第一个塑料袋很快就装满了。

时间贴士

我认识一位非常成功的教授，在每天工作结束时，他会将桌面上各种纸张放进一个大的抽屉里。在每月的最后一天，他都会把这个大抽屉清空，把里面的东西全部放进垃圾桶。不可思议，是吗？

“万一丢掉了重要的东西怎么办？”这位教授说他在过去的五年里只丢掉了三件他希望保存的东西，而这三件东西也并非无可挽回。

归档

归档的意思很明显。为这本书的主题起见，我不准备告诉你如何归档，我只想让你记住：你所归档的90%的纸张都将不会再被用到。这意味着许多的档案柜不过是立起来的垃圾桶而已——永远不会被清空的垃圾桶。

转嫁

转嫁比较有意思些。谁说放在你桌面上的东西就是你的责任？你能不能将它转嫁给其他人？请阅读本书第五章讲到的有关委托工作的三种方法，并将这些方法尽可能多地运用于转嫁类文件。

这一方法在家庭中也同样有效。你也可以将事情委托给家人或者朋友，你只需要知道怎样以及何时恰当地开口。

时间贴士

一旦你把桌面整理好了，再花几分钟的时间将它擦干净，从心理的角度上讲，你就不太容易再次把一个光洁可鉴的桌面弄得杂乱无章起来。

你的电脑

如果你的电脑发生了一次重大的硬件故障，你所有的文档都消失无踪了，后果将会怎样？

你知道吗？80%的电脑都会在未来12个月内发生一次重大故障，丢失所有的数据。这真是一个令人恐惧的统计数据，幸好这只是我瞎编的，你是否感到心里一沉，头脑中闪现了这样一个念头：“啊，我一生中所有重要的工作都消失了！”

说实在的，你有时候确实需要一点恐惧感来刺激你采取行动。如果你的电脑真的发生了一次致命故障，你难道不希望你的重要文件都存储在一个文件夹内妥善地保存了起来？

文件备份

这里有一个简单的办法进行备份，即创建一个文件夹，命名为“备份”，每隔几天就把其中的一些文件转移到一个外部光驱里，把所有重要的东西都放进去，而将其他的当作垃圾删掉。

我相信不少的技术迷们听到我这样一个胆大妄为的做法时一定会血压升高10个点，不过这对我来说是个很有效的方法。

或者你可以花点儿钱买个容量很大的移动硬盘，在硬盘上装上你所需要的所有软件，用以定期地备份文件。如果你有一个苹果的MAC机，你可以使用其中的“时间机器（Time Machine）”软件，这是一项在备份技术方面了不起的发明。

一旦你有了一个靠得住的备份，你就可以清除你所有的旧文件了。我敢打赌，你的存储空间有一大半被你永远不会使用的文档所占据了。

邮件清理

电子邮件是另一个有趣的话题，我的助理建立了无数个文件夹并定期清除旧邮件。

在这里我要坦白一下，我从来不删除任何邮件（除非那种说我中了大奖，或是推销蓝色小药丸的邮件），而我的方法是确保有一个功能强大的电脑以便能够进行快速的搜索。目前我的收件箱内有38 000封邮件，但是我能在几秒钟内找到我想要找的任何东西。

如果你没有一个计算能力像谷歌（Google）一样强大的电脑，那么你可以试试以下几件简单的事情[*]。

给真正重要的内容创建文件夹，并花大工夫来进行一次归类。

为了帮助你找到陈年的垃圾邮件，选择一些关键词进行搜索，并大量地删除。

按照日期来清除。选定一个日期，如一年以前，把所有比这古老的东西都删掉，有点令人恐怖吧？

按文件大小分类。如果你保留那些带有大附件的邮件，这些邮件会使你的机器慢下来，而你的效率也会因此而降下来。

你的居室

把一些陈旧的东西清除出去，你知道我的意思，就是那些你平时已经不再使用的东西。

你可以找一辆推卸车，把你的储藏室清理干净。如果你感觉用推卸车有些太过夸张，你也可以把那些东西整理送人。总之，采取行动吧，记住：你不会再需要它们！

我知道你在想什么，“万一丢掉了那些我需要的东西怎么办？”“如果我把这个螺丝钉丢掉了，而将来某个时候又刚好需要这么大的一个螺丝钉怎么办？”或者“把这些东西丢掉我感到于心不忍。”

以下是一些可以激励你采取行动的想法。

首先，你不会再需要那个螺丝钉，那条线，那个旧的背包、报纸、杂志、过时的生日卡、包装盒、杯子、电池、说明书、地毯、熨斗包装盒、葡萄酒架、坏掉的吸尘器……如果在极个别情况下你真的需要某样东西，你也不记得把它放在哪儿了，你会花更多的时间去把它找出来，在这个过程中你把自己搞得精疲力竭。如果你真的再次需要某样东西（其实不会），那就出去借一个，或者去买一个新的。

我以前也是把各种各样的说明书保存起来，以致堆积如山，抽屉和柜子都装满了。后来我发现了网络搜索！家里或办公室里绝大部分用具的说明书你都可以尝试去搜索，我担保你都能找得到。

其次，如果你对丢弃某样东西感到于心不安的话，想想与此相比，没有做完你所认为的最重要的事情是不是更令你心中有愧？这样想将会激励你采取行动清除杂物。如果你还是不忍心丢掉，为何不将这些东西送到慈善超市、无家可归人士的居所或是某些筹款聚会上呢？但不要在这些事上花太多的时间。

你也许会找到一个类似于“Freecycle”（全球捐赠网）[*]的本地网站，通过它你可以捐出各种东西，没准儿你所不
需要的东西正是别人苦苦找寻的呢！

上面说的这些方法可以帮你节省空间，但同时也需要你进行一点儿时间投资，所以如果你想要采取行动，那就真的要果断行动而且要手下无情。

整理衣柜

你的衣柜是不是也需要大规模地整理一次，我猜里面肯定挂满了你不想穿的衣服，而你却每天都要花无数分钟两眼茫然地看着它，重复那句经典的台词：“我没什么可穿的！”

这里有一个很有效的方法可以帮你清理出衣柜里哪些衣服是你要穿的，哪些需要被清除掉。方法是这样的：一旦你穿了某件衣服，就把它挂在你的右手边，经过一到两个月之后，你大概就会看到，你在80%的时间里穿的是你衣柜里20%的衣服。我建议你把那80%的衣服都清理掉。

时间贴士

在进行衣柜清理之后，重新按颜色分类挂好你的衣服，从今以后，按颜色来寻找你所要穿的衣服就容易多了。

给你的每双鞋子都拍张照片，把它别在鞋盒边上，以便下次迅速决定穿哪双鞋子。

清除杂乱是每天找出额外一小时的关键，所以请作出决定并真正开始行动。如果你已经下定决心，以下是你可以着手清理的几个常见的杂乱滋生之处。

汽车：清空后备箱、仪表台、手套箱以及其他可以存放各种东西（如停车票、口香糖等）的小角落。

手提箱：你真的需要随身携带那些文件吗？你真的需要你两年前收集的那些名片吗？还有那些笔，如果写不出字了就把它们丢掉吧。

手袋：如果你从手袋里找出任何东西都要花费15秒钟以上的时间，那么你装的东西就太多了。

此外，还有抽屉、储物间、书架，更不用说楼梯下面的储物柜了！

你有太多时间浪费在找东西上

在你进行大清理前，最好花点儿时间弄清楚哪些东西放在了哪里。我敢打赌，面对成箱成箱的东西，你一定会觉得自己应该记得每个包装箱里装了什么，可事实是，你一点儿印象都没有了。

如果你要在箱子上写字，那就用一个质量好的、不褪色的笔（我喜欢“Sharpie”这个牌子）来写。在盒子顶部和两个侧面都写上字，这就意味着当很多盒子堆积起来时，你仍然能够知道里面装了些什么。

这里还有一个小建议，就是写下你封装这些箱子的日期。过了几年之后，你将会很惊奇地发现你再也没有需要过里面所装的东西，不要说我没有警告过你哦！

标签机

花几英镑买一个中档的标签机能为你节省好几个小时。给充电器（可使你记住每个充电器分别是充哪部设备的）、文件夹、书、DVD等各种各样的东西都打上标签。一般来说，你买标签机的这天是你打标签最多的时候，以后你用到它的时间会越来越少，以至于你会忘掉这个习惯。所以，要把标签机放在随手可以拿到的地方，例如抽屉里……别忘了在那上面也打上一个标签。

现在你已经整装待发了。你知道进行一次大扫除和大清理的重要性了，而且你还决定要记录你做这些事情的时间。还有一件重要的事——你已经知道要把我为你承诺节省的额外一小时用来做什么了。

你真的开始了吗？还是你又一次将它推迟了？也许你已经推迟了很长一段时间。如果你总是这个样子，那么你需要读读下一章的内容。

*这里只是关于清理邮件的建议，至于电子邮件的日常管理，请参见P101页。

*该网站是由德龙 · 比尔（Deron Beal）于2003年在美国亚利桑那州创建的。其拥有一个崇高的目标：建立一个“全球礼品经济”，以减少废品的产生，减缓消费主义的发展势头，并通过捐赠将人们联系起来。Freecycle群组的会员通过电子邮件将他们不再需要的物品的信息发布到本地群组的邮件列表。如果其他会员对此物品感兴趣，就可以回复信息给发布者，然后发布者告诉对方在什么时间和什么地点可以拿到该物品。

小贴士

其实，我们或多或少都有着拖延症，不要以为“拖延症”患者不负责任，其实我们总是被负罪感包围着。所以，我们要改变，要找回“拖延”偷走的时间！

第二章
自救！战胜拖延症

很多人在工作和生活中经常面临下述情况，对照看看，你是不是也是如此呢？

1.明明知道有很多事堆在眼前，哪怕只是一通该打的电话，一封该发出去的回信，你却总想着：“我再呆会儿，就一小会儿……”

2.明明知道一个月后就要考试，书就在床头，但就是不翻，然后玩电脑、看电视……想着还有一个月呢，还有29天呢，还有28天呢……直到只剩三天时才觉得时间不够用了。

3.经常一早坐到办公室里，先打开网页看，想着：“我有整整一天呢，等会儿再工作。”

4.经常到了下班点还有一堆工作没做完，心情沮丧，却仍安慰自己说：“明天再做吧。”

5.上个礼拜就下决心要洗衣服，这个礼拜已经堆成一座小山，人却还泡在微博里。

6.一篇稿子老早以前就开始动笔，可半个月过去后，文档打开无数次，开头还是那个开头。

7.去年就计划要休一次假去看海，可今年又快过去了，大海却还仅止于想象里。

8.经常在作决定时，脑子里冒出一堆“怎么办”、“这样行不行”、“那样是不是更好”、“别人是怎么做的”等类似的想法，于是得出结论：我等会儿再作决定。

拖来拖去，事情就在那里，只多不少

“拖延”让你在不知不觉中堆积了一大堆任务，偶尔一两次类似于“迟些再说”或者说“现在不急”的想法会形成一个比你手臂还长的待办事项清单。而完成这个冗长的待办事项清单会让你再一次望而却步。

其实，拖延是因为还没开始，一旦开始行动，你会发现自己变得积极起来，而不再悲叹时光流逝。

在我职业生涯的早期，我拜会了一些我认为能帮助我启动事业的导师，在这些人中有一位叫大卫 · 贝尔的人。那时贝尔是培生教育集团的人力资源总监，他很和善地同意与我会谈一个小时，以便看看怎样可以帮到我。

通过那次会谈，他让我领略到如何克服“拖延”比其他任何人教给我的都要多。

在这60分钟的谈话中，每次大卫建议我会见某个人、阅读某项信息或者采取某项行动，他总是立刻就完成了他所应当负责的部分。例如，他认为见一个新互联网公司的创始人将会对我有所帮助，我同意了，于是大卫马上提出要帮我约定见面的时间，他拨通电话，向对方说明来意，询问他的日程，并把电话交给我；再例如，他问我是否读过某篇文章，我说没读过，他就立即告诉他的助理把这篇文章打印出来，当我离开他的办公室时，文章早已打印好了。“拖延”在大卫的世界中是不存在的。

在回家的火车上，我回想所发生的一切，真的是太美妙了。大卫完全没有什么“待办事项”，没有什么需要下一步采取的行动，更重要的是对于接下来的会见，他的头脑是无比清晰的，因为他与我的会见已经完成了——没有任何遗留事项。

次日，我与我的团队见面时，我分享了与大卫见面时的经历，我说：“这就像我一个小时都处在‘马上行动，马上行动，马上行动’之中。”现在这句话已经成了我的秘密咒语。

现在每当我发现自己要拖延某件事情时，我就对自己说“马上行动，马上行动，马上行动”，并且是大声地说出来。

这是个简单的方法，然而却十分有效，它要求你马上行动。你一定要试一试，“马上行动，马上行动，马上行动！”

写个报告而已，不需要一整天吧

爱拖延的人特别善于找到不开始做某件事情的理由，然后他们欺骗自己，使自己相信如果他们先做某件事将会有助于开始本应做的那件事。

想象一个情景，你要写一份非常重要的报告。现在是早上九点钟，是一个非常适合开始写报告的时间，所以你……

先泡上一杯咖啡，以便让头脑进入最佳状态。

9:10 打开电脑，在电脑启动的期间你快速浏览了一下报纸。

9:20 放下报纸，你必须要开始写报告了。但你想先查看一下电子邮件。打开邮箱，你先删掉了垃圾邮件，然后看到了老板的邮件，你并没有急于回复（你觉得那可以等会儿再说）。

但是，当你读到一封十年前一起工作的朋友写来的“真正的朋友意味着什么”一文时，你的眼睛开始有点湿润了，“他居然还记得我”，真是意味深长啊。信的末尾写道：“如果你是真正的朋友，你就要把这封信在接下来的一个小时内转发给十个以上的朋友。”你觉得你是个真正的朋友，所以你照做了。

9:40 此时咖啡有点凉了，你重新泡了杯咖啡，却不知时间飞逝。

9:45 你收到了一个朋友发来的回复，他收到了你转发的“真正的朋友意味着什么”，并问你最近怎样。邮件同时还附上了一个链接指向一个非常精彩的视频，你看过后捧腹大笑。接着你又将视频转发给了三个朋友，相信他们也会开怀大笑的。

9: 55快速浏览一下脸谱网（Facebook），然后你真正开始写报告了。

11:30 进展如何啊？

你可以试着换一种方式来完成上述步骤：

把每一个额外的活动都当成你完成一部分任务的奖赏。

下面是另外一种情景。

9:00 打开电脑，在电脑启动的过程中检查一下你是否已经具备了写好这份报告所需要的一切。闭上眼睛30秒钟想象一下自己完成任务时的情景。

9:03 开始写报告，并定下完成开头500字的目标，作为奖赏，你可以喝一杯茶。

9:30 开头的500字已经完成了，作为奖赏，你泡好一杯茶。

9:35 重新开始写报告，并且想好要再完成500字之后才能开始查看邮件。

10:00 哇，报告完成了！是不是真的只花了一个小时？现在作为奖赏，你可以查看你的邮件了——没想到还有一封邮件称赞你是一位不错的朋友呢。

时间贴士

一杯咖啡既可以是“时间窃贼”的“帮凶”，也可以是“时间老人”的“奖赏”，关键在于你怎么做。

我太太在她电脑键盘的前方摆了一行糖果，并且把每一颗糖果与完成一项任务联系起来。她绝不会在任务完成以前吃掉任何一颗糖果。

拖延是因为你对自己不够“狠”

我有一个朋友，他在每一次会议之后总是说：“我向你承诺我将会在某某时间之内完成那件事……”通常他都能在对方要求的时间之前就把事情办好。

他这样做是因为他跟你一样，也是个喜欢拖延的人，他知道如果他说“我将尽快做好这件事情”，或者只给出一个模糊的时间，那么这件事情将永远完成不了。要不然他就会在最后一分钟折磨自己，工作到深夜但却无法保证质量。

作出承诺能够迫使你完成任务，然而这只在你重视承诺对象时才起作用。

时间贴士

给你自己发一份邮件、短信或给自己的语音信箱留一个信息，清晰地说出你的承诺，承诺一次你就有可能完成它，承诺两次你就会不惜一切代价完成它。

从“拖延症候群”到“麻利小超人”

人们不去健身房的理由中排第一位的是什么？不是缺少时间，而是感到痛苦。不错，如果你真的有心健身的话，刚开始是会感到痛苦的。每一个在健身这件事情上拖延不决的人都清楚地知道健身是令人痛苦的，所以他们的潜意识就会找其他事情来做。

想象另外一种情景，你做得很出色，我的意思是非常棒，你每个星期都对自己严格要求，七天之中你最少锻炼四天，更加特别的是你已经连续两年这样做了，而且非常棒，感到自豪吗？你有资格自豪。现在，还有什么事情能阻止你在接下来的几个月里继续锻炼呢？我想应该没有什么了，你已经形成了习惯，不仅是物理肌肉，你还练就了“心理肌肉”。你能创造时间，能设定优先级，没有什么事情能阻止你保持锻炼的良好习惯了。

这个道理对于任何行动都适用。如果你的承诺足够，你就能找出时间。慢慢地，你就会练就与承诺相联系的“行动肌肉”，有了这样的“行动肌肉”，你就能够完成任务。

现在让我们退后一步想。当你开始你的两年健身计划时，你是否处于完美的身体状态？也许不是，但你还是开始了。快步走变成了慢跑，后来又变成了快速长跑；五个勉勉强强需要膝盖撑地才能完成的俯卧撑现在变成了十个规规矩矩的俯卧撑，最后竟能轻而易举地完成二十个。

随着肌肉的练成，运动变得越来越容易。肌肉越是强壮，你就越不想失去它。同样，你越是练习你的“行动肌肉”，它们就越强壮，从而你就越能够采取果断的行动，这是一个良性循环。

这里的秘诀是练成行动肌肉需要慢慢来。不要在第一天就承诺一星期七天都要去健身房。不过你总可以承诺一星期找出两天时间来活动一下筋骨（见P138）。

一旦你能够承诺小事情并身体力行，很快就能够承诺大事情，并把大事情善始善终。

这个道理在工作场所和家里同样适用。你在烹调之后立即清洁厨房，不久就会形成习惯，成为你行事方式的一部分。每星期给汽车加满油，而不是等到油表指针指向红色时再加油，打开邮箱后就把该回的信都回复掉，其道理也一样。

当“决策”遇上“选择恐惧症”

喜欢拖延的人面临的最大的挑战就是他们难以作出决定。

听起来熟悉吧？我打赌你肯定有各种各样的好词来掩饰：“我不想草率地作出决定”或者“我想比较一下好坏”。当然，在你思前想后的时候，你会为结果感到担忧，而最终又不得不作出决定，到头来让自己陷于忙乱之中。

“神奇8号球”是一个可以帮你作出决定的小玩具。你也许没有见过，它类似于黑色的带有数字8的桌球，顶上有一个清晰的“窗口”。你摇动它一下，窗口中就会出现一条建议。通常是一些经典的建议，例如“问你最好的朋友”、“不可行”、“去做吧”，等等。

你不大可能使用“神奇8号球”来作出真正重要的决定，对吧？但为什么不呢？其实在你面临重要决定的时候，你的做法何尝不是大同小异。

设想你向“神奇8号球”问一个问题，摇一下，等待答案出现。当它出现时你惊呼：“哇，真是不错的建议，神奇8号球！”然后你就照此行动。

现在设想“神奇8号球”给了你一条并非你预期的建议——坏建议，实际上你觉得那完全是一条愚蠢的建议，所以你再次摇动“神奇8号球”，看看下一条建议是什么。这次你对它给出的建议还比较满意，然后就采纳了。

这个“高级玩具”告诉了我们关于决策的什么道理呢？

简单地说，其实你已经知道要作怎样的决定，你只是需要某样东西来证实自己是正确的，而“神奇8号球”就起到了这样的作用。

其实你可以完全不需要“神奇8号球”，任何外部的来源都能帮到你，可以是你的朋友或亲人。重点是，当有一个外部来源为你的想法提供反馈时，决策过程就加速了，拖延症也得到了治疗。

孩子是怎样让你作出决定的

设想一个八岁小孩和他忙碌的妈妈的一段对话：

“妈妈，我可以参加学校的郊游吗？”

“哦，妈妈需要考虑考虑。”

“可以吗？可以吗？求求你了，妈妈，可以吗？”

“我说过我要考虑一下。”

“可以吗？可以吗？求求你了，妈妈！其他同学的妈妈都说可以去的。”

“好吧，你可以去。”

这位妈妈知道他的小孩将会去郊游，小孩也知道他将获准去郊游，但是妈妈们不想让他们的小孩得到的太容易，妈妈们想让他们等待，感受某种不确定性，从而小孩子们就更加珍惜最后的好结果。这是不错的，如果这是一本养育孩子的书，我会在这个方向上发挥下去。然而这不是本书的主题。

本书所要讲的是你在为自己作决策时也会经历与上述同样的过程。

当然这纯属猜想，但我打赌，你拖延作出决定的各种理由之中肯定有一条是你害怕决策太过轻率。没有痛苦就没有收获，所以你要让自己难受一点，在头脑中挣扎一番，最后才得出结果。

现在让我猜想一下，令人纠结的不是作出决定，而是作出错误的决定，所以你不能直截了当，而是对各种可能的后果思前想后，最终你把整个决策过程变得毫无效率，并为自己浪费了这么多时间而感到自责不已。

现在我已经说出了你头脑中的真实想法，以下是可能帮到你的一个方法。

错误的决定也能给你带来礼物

如果缺乏经验，你可能作出错误的决定，然而错误的决定能够带来经验，而更多的经验将有助于作出更好的决定。这是一个循环，但循环需要一个起点，我对你提出的挑战就是在接下来的十天内作出十个糟糕的决定，我打赌你办不到。

“怎么”

认识一下“你将会怎么做”，或简单地称为“怎么”。“怎么”是你的新朋友，“怎么”也是你的一个痛处。因为一旦你开始拖延作某个决定时，“怎么”就会出现，并不停地问：“你将要怎么做？”直到你不厌其烦地告诉“他”：“我将要……”，然后作出决定。

你可以在以后更改决定，但你不能迟迟不作决定。正如那个不停问他妈妈同一个问题的小孩，“怎么”可以用来推动你作出决定。

下面我要讲的几个办法取决于你对直觉的挖掘。人的直觉是很奇妙的，它好像总是对的。在你不能确定怎么做时，你的直觉总是在那里，随时准备给你好的建议。其实，在使用“怎么”和“神奇8号球”等类似的工具时，你就在挖掘你宝贵的直觉。

抛硬币

在我的另一本书Flit It[*]当中，我描述了有助于决策的另一个办法，也是关于开发直觉的，结果我被请到2号电台克里斯 · 埃文斯（Chris Evans）的节目当中，主持人克里斯说那是他从所读过的有关个人提升的书籍中见到的
最好的建议，那天我真是感到飘飘然了！

以下就是Flit It一书中的建议。

开发你的直觉

当你把一枚硬币抛向空中来作决策时，会发生什么？在硬币离开你的手掌到最终停下来显示正面或反面的这段时间内，成百个想法会在你的头脑中浮现，在这之中有一个想法是你真正想要的。

如果与我一起工作的人当中有一个人不能决定到底采用A方案还是B方案，我就会说：“好吧，让我们来抛硬币。”我们商定正面是A方案，背面是B方案，然后我就会用力转动硬币，确保它能猛烈地旋转起来。当我一手把它按住时，我会用手盖住它，并迅速发问：“你希望是哪一面呢？”其实，此时被问对象90%都会给出一个答案。这时我就会把硬币放进我的口袋，而不会告诉他们结果到底是正面还是反面。

其实你心里已经有了答案，你只是没有意识到这一点而已。

如果你学会了如何开发你的直觉思维，你就不再需要硬币了，它只不过是一枚硬币而已。

犹豫不决会耗费你很多的时间。而其根源通常在于懒惰或恐惧。如果是懒惰，我想你知道怎么办；如果是恐惧，那么就按这种“直觉思维”来思考。

我们都会时不时地经历恐惧，其奇妙之处在于当时过境迁回头再看时，那些曾经令你感到恐惧的时刻对你来说其实真的没有什么好怕的。所以恐惧可以是以下几个单词的缩略语：

错误（False）

证据（Evidence）

看起来（Appearing）

真实（Real）

想想你第一天进到一所新学校、去一个新的工作岗位报到；或是与一个你认为与自己格格不入的人会谈；或是第一次一个人在帐篷中过夜……许多你当初感到害怕的事情，当你回想起来时不过是貌似真实的虚假表象，它们其实并不像你当时害怕的那般。

我现在希望你测试一下你的“风险承受力”，真正把本章中学到的方法付诸行动。其中有些方法非常简单，但当你使用它们时，结果会令你惊讶的！

到这个时候，如果你还在编纂一个待办事项清单，而不是付诸行动，那么我就要问你一个问题：你今天的待办事项清单完成了吗？

*该书的简体中文版即将由人民邮电出版社出版。

小贴士

待办事项清单本身并没有问题，关键是你如何做这件事，试试每天晚上列出明天要做的五件最重要的事，记住，只是五件，而且是最重要的，坚持下去，你会发现待办事项清单好比是小小的时间投资，时间久了就会有聚沙成塔的效果。

第三章
不靠谱的待办事项清单

很多人在工作和生活中经常面临下述情况，对照看看，你是不是也是如此呢？

1.每天都觉得自己有很多事要做，可是又不知道从何做起。

2.经常每天下班时列出明天的待办事项清单，长舒一口气，觉得自己很有条理，但这个清单却从来没有完成过。

3.经常只是享受列清单的过程，至于上面的事情能不能完成那是另外一回事。

4.经常看着自己列出的代办事项清单抓狂：“我为什么会有这么多事要做？”

5.新的一天开始，把待办事项清单摆在桌上开始工作，完成一件划掉一件，问题是：到了下班时，你发现今天最重要的事情还没有做。

6.清单上的事情好像永远做不完，每当从清单上划掉2～3件事情时，另外2～3件事又冒出来了。

7.你努力让自己变得有条理，坚持每天列待办事项清单，但清单总也完不成，你的信心一次又一次地被打击，于是你坚信：待办事项清单只是个浪费时间的事。

8.经常发现有一些任务好像永远地卡在了待办事项清单中，一天又一天、一个星期又一个星期过去了，但是有那么三四个任务还老呆在那里，似乎正在嘲笑你。

永远完不成的事项清单

人们长期以来认为待办事项清单是个不错的主意，它当然不错，不然为什么人人都使用呢。但人人都使用就意味着它真的不错吗？不完全正确。

待办事项清单于我而言最大的问题是，它永远不会成为“完成事项清单”，以下是通常发生的情形。

你有大量的事项要做，因此你认为有必要先列出一个待办事项清单。于是，你找出一张干净的A4纸，头脑中想着哪些事情是你必须要做的。把这些事项一条一条地列在纸上让你感觉很不错。

这是一个很漂亮的清单，上面有26个事项，因为你是在早上写好这个清单的，所以你有一整天的时间来完成它。

晚上你对照清单看自己做得怎样了，发现自己还真不赖，完成了8项。当然，实际上你完成的8项正好是最容易办到的那8项，这可是你的小秘密。

接下来的几天飞一般地过去，你完全失去控制，你再次感到你有必要整理出一个待办事项清单。你写出了一个新的清单，这一次有27项任务，而且你立即着手办理那最容易的8项。

你是这样做的吗？这样下去怎么行？

价值10万美元的主意

在19世纪和20世纪之交，查理 · 思沃普（Charles Schwab）先生是这个星球上最富有的人。一天，一个年轻人来找他，并对他说：“思沃普先生，我有一个不错的主意，我相信它能帮你每天节省数小时的宝贵时间，我相信这个主意非常棒，所以我决定把它献给你，我只要求你试用一个月，然后付给我你认为它所值得的价值。”

查理 · 思沃普先生答应了这桩交易，一个月后他付给这个年轻人10万美元。这就像你在如今碰到一个像比尔•盖茨（Bill Gates）一样的人，把你的点子献给他，一个月之后他给你写了一张1 200万美元的支票。

你想知道这个主意是什么吗？

这是个简单而强大无比的方法：

每天结束的时候写下明天你要做的五件最重要的事情。

我下面还要花更多的篇幅来把这个方法讲得更透彻些，而且能让你真正做到。

你现在一定在想：就这么简单？这个价值10万美元的主意连一个五岁小孩都能想到？这个我不怪你，当我第一次听到这个方法时我也是这么想的。不过后来我亲自尝试了一下，而且发现了为什么这个方法会如此得妙不可言。

列写清单的时间

请注意列写清单不是在每天开始时找出几分钟空闲的时间来做，或每个星期偶尔做几次。这里说的非常清楚，是在每天结束时（我建议最好是睡觉之前）列写事项。你的大脑会在你六到八个小时的睡眠时间内潜意识地思考这些事项，这种潜意识准备的力量是非常强大的。

习惯的形成

由于是在每天结束时列写清单，所以很容易形成一个日常习惯。这不是一个偶尔为之的行为，而是需要你坚持做下去。通过每天这样做，你很快就能养成列出最重要五件事项的习惯，而且几分钟内就能完成。

承诺的力量

很多有效的时间节省方法的关键就是把事项写下来，而其挑战是有太多的事项要写，以至于你根本不愿意着手去做，或做了一阵子就放弃了。将五个最重要的事项列在纸上（或是记在PDA[*]上）是个很棒的主意，因为当你把它们写下来的时候，这些事项就成为你自身的一部分，你将会记得对自己承诺了要做什么。我太太的奶奶在世时常说：“好记性不如烂笔头”，她还常说的一句话是：“捡到楼里都是柴”，不过这是另外一个故事了。

设定优先次序

你的重要事项清单上允许有几个事项？答案是五项！
不能再多。只能是五项最重要的事情，而不是五项最容易办到的事情，不是五项最快能办到的事情，也不是五项最紧急的事情，而是五项真正最重要的事情。

允许滚动

设想一下，在忙碌的一天过后，你看看自己的“五项最重要事情”清单，发现你只完成了其中三项。你是否感到沮丧和灰心丧气？其实大可不必，反而你可以庆祝，因为你已经知道今晚清单上的第一项与第二项要列什么了！

行动起来

“五项最重要事情”清单上所列事项应十分清楚，而你也将以这个清单作为你第二天行动的基础。

将价值10万美元的主意付诸实践

请不要觉得这个主意看起来简单就认为它没有价值。如果你从本书中只能收获一个主意，那就是这个了。我曾经看到有人采用了这个价值10万美元的主意，而使自己的生活得到了根本性的改变。

这个清单适用于工作，也适用于家庭生活。我曾经在晚上11:30接到一个客户来电，他只不过想知道是否应该把每天早上的“锻炼”列入他最重要的五件事情中，我问他每天早上的锻炼对他有多重要，他说：“太重要了，我早上必须锻炼，而我经常找借口省掉。”“那就列上去”我建议说，同时在头脑中告诫自己，一定要在晚上9点钟把我的手机调到静音！

列写清单这个方法可能会使你费力思考什么事情对你来说是真正重要的。这可能会使有些人感到头痛，所以我创建了一个“待办→必办”表格。

你需要一个“待办→必办”工作表。下页有一个模板可供你参考，你也可以从网站www.saveanhour.co.uk上免费下载（还有许多其他东西可供下载）；如果你觉得自己在这方面有够聪明，你也可以自己设计一个。

当你完成了一个普通的待办事项清单后，选择其中五项最重要的事项写到另一侧“必办”栏目下，这很简单。

找到你的五个最重要事项

如果你还不能确定哪些事项应列于必办清单之下，那么可以使用下面将要讲到的象限图。

史蒂芬•柯维（Stephen Covey）博士被认为是帮助人们将注意力放在真正重要事物上的专家，他发明了一个简单的坐标，来帮助人们确定（而不是感觉）哪些是真正的优先事项。以下是我所采用的版本。

当你写下了你觉得需要做的全部事项后，拿出额外的几分钟时间，对他们每一个评一个分值，以10分为最高分，1分为最低分，表示其重要和紧急程度。

评完分之后，把它们描在坐标上，下面这个例子包含四个事项，以此来展示一下如何运用这个坐标法则。

重要性

紧急性

1．探索新方法

9

3

2．除草

3

7

3．预演明天的演讲

9

8

4．在脸谱网上查看朋友的动态

3

2

现在建立一个坐标，是的，它看起来非常简单，但不要因为简单就忽视它的价值。

把你清单上所列事项放到坐标图之中。

最后，看一下每个象限所代表的意义。简单吧？是的，这看起来的确很简单，但是要付诸实践就不那么简单了，以下是针对每个象限的建议。

马上行动

高紧迫性—高重要性

表面看来，你可能认为这个状态还不错——马上采取行动，快刀斩乱麻地完成重要的事情。但这一象限的挑战就在于它会造成很多压力。

拖延者们往往会在这个象限中花费很多时间。他们力图让自己觉得正处于高产能状态，但他们大多数时间还是处于“被压得喘不过气”的状态。

如果你有许多事项处于这一象限中，那么你很有可能有种失控的感觉，感到时间不够用，我敢打赌，这种状态下你无法将自己的能力发挥到最好。

诚然，生活中许多时候你都免不了会处于这种状态，不过本书可以帮你把你的思想和行为向“规划”象限转移。从而你很快就会看到，这样做可以挽救你的生活。

委托代劳

高紧迫性—低重要性

不错，草是要割的，但真的需要自己来割吗？能让孩子（或园丁）做这件事吗？如果你在乎你的时间，那么处于这一象限的各种事物就应当尽快地被处理掉。

也许值得考虑一下：你是怎么让很多事项落入这一象限的。那种“好，我会做的”的态度可能使你在这个象限中累积起越来越多的事项。

这本书中有很多关于委托代劳的小贴士，还有一些不错的主意可以帮助你学会说“不”，所以你就不会再有任何借口说你无法处理这一象限的事，也就不能让其中的事项不断堆积起来了。

丢弃

低紧迫性—低重要性

到底是什么原因让你在这一象限中累积起这么多事项来呢？人们通常把这一象限中的事项等同于放松。我们换一个角度来看。看半个小时的喜剧节目，其间你大声地笑，并感觉良好，这算是利用电视来放松。但是在白天看三个小时的电视，焦急地等广告过去，而且不停地调换频道，在三百个节目当中换来换去，那就不是放松了，那是懒惰。

规划

低紧迫性—高重要性

如果这个象限是你最常用的象限，那么你就处于正确的轨道上了。要确保你正确地运用了“规划”这一部分，否则你很快就会看到你的事项又跑进了“马上行动”这个象限中了。

你能看到这其中的奥妙吗：你总是能将重要的事情在其变得急迫之前就很好地完成。试想一下这是一件多么妙不可言的事——你的压力将会降低，而你的生活质量将会提高。

时间贴士

花点时间细想一下你生活中真正重要的事情是什么，并确保你优先为这些事情规划好了未来的时间。

把重要的事情写下来，更重要的是把它们规划好，你将会惊讶于你的办事能力，以及你能释放出多少时间来。

我现在做一个大胆的猜想，尽管你已经读了上面的时间贴士，而且你原则上表示同意，但你仍然保留了一丝怀疑，因为你拿起本书的目的就在于你现在的状况很糟糕——我已经忙得不可开交了，哪还有时间做这些呢，你欲哭无泪，如果是这样的话，不妨尝试一下下面的步骤。

1.在你的清单上只写下三个最重要的事项；

2.确保它们真的是最重要的事项；

3.首先为这三个事项规划好时间。

这意味着你将作出一些牺牲，对某些事项说“不’，再次改变一下计划，但是你因此释放出来的时间以及轻松的感觉会让你觉得这样做是值得的。

如果你还需要一点鞭策的话，那就读读下面的内容。

把“待办”变成“必办”

记住，待办事项最大的挑战就是你写好清单，感觉很不错，觉得某些事情确实不能再拖了，需要马上行动，但最后却只做了其中一两件最容易的事情。

如何才能把真正重要的事情变为必做的事情呢？我第一次见到美国个人发展大师托尼•罗宾斯的时候，他说了一句让我笑了几个星期的话，大致是：“哦，真的，有太多的应当了，我应当做更多的锻炼，我应当花更多的时间与孩子相处，我应当更多地学习，我应当更加专注，我应当减肥……迟早你整个人都变成了应当。”

我知道这从字面上说不通，但我认为其中饱含着智慧，我们真的需要从应当走向必须。

当你把你的思维模式从“应当做”变成“必须做”时，你就变得目标明确、行动专注了，你的决策也变得容易和有效，而且你为重要的事情——那些必须做的事情创造了时间。

下面是你下次写待办事项清单时需要考虑的一个问题：

这个是必须做还是应当做？

也许你还想考虑一下有些事情是否应当出现在你的待办事项清单上，也许它们应当被列入另外一个清单——不能做事项清单。

时间贴士

先完成必做事项，其他事情就会迎刃而解。

界定清晰的目标是在生活的各个方面取得成功的关键，在节省时间上这一点上尤为重要。如果你还没有这样做，或者你属于那种明白设定目标的重要性并从感情上赞同却从未釆取任何行动的人，那么就应当拿出时间来采取行动。

一个简单的行为——清晰地写下你生命中最想要的是什么将帮助你理清思路，并让自己处于正确的轨道上。处于正确的轨道上对于本书所讲到的一些富有挑战性的部分而言是至关重要的，你在以下的章节中将会发现这一点。

有些事情是不必做的

罗伯•贝格是我的一个好朋友，当我向他征求节省时间的灵感时，他给我回了一封让我倍感惊奇的邮件。很多人都有待办事项清单，但他建议建立一个“不办事项”清单。他有一个很成功的商界朋友就很狂热地一直坚持这样做。

我和罗伯一起用头脑风暴的方式想出了一些“不办事项”清单上可能会列出的内容，大事小事都有。以下哪些事情你愿意放入“不办事项”清单中，以便让自己每天节省一小时呢？

开信箱

开车

回电话

上网

看报纸

看新闻

做饭

做家务

洗车

打游戏

旅行

阅读抄送的邮件

携带钥匙

打一通超过五分种的电话

参加超过一小时的会议

上表给出了一些你可能想列入“不办事项”清单的内容，其中有简单的，如打游戏，还有一些不可思议的，如携带钥匙，你还可以添加更多。

让不办事项清单发挥作用

这个清单中的很多事项你都可以很容易地放弃掉，也可能有一些很重要，对于此你需要问的是，是否有其他人能为我做这件事？或者这件事真的需要完成吗？把做其中某些事情的时间减少一半会如何？你只有在试过之后才会知道答案。

当我的妻子还是一个单亲妈妈的时候，她经常要做完所有的家务才睡觉，这意味着她要吸尘、倒空所有的垃圾桶、清洁所有的表面，并把房屋的每个角落都来个大扫除才能就寝。当我们结婚以后她仍然保持这样的习惯，直到有一天（在积累了很大的勇气之后）我问她：“为什么要这样做呀？”

我发现其根本原因并不在于确保房屋干净，更大的原因是，这是她证明自己正在认真面对生活的一种方式。向前迈进一步的方法是：每隔一天进行一次清扫（这样每星期可节省3～4个小时），最终决定只做真正需要做的事情。

待办事项清单的作用更多的是让你感到一切都在掌握之中，而不是真正把事情完成并真正地节省时间。

如果你从本章中只获得一个主意，就请确保是那个价值10万美元的主意。因为它改变了我的生活，也改变了成千上万人的生活，我确信它也将改变你的生活。

如果你只需考虑自身的话，建立必办事项清单、不办事项清单，并掌握那个价值10万美元的主意的确是不错的。但如果你需要考虑各种各样的人和事，而他们都要占用你宝贵时间的话，那么下一章就是你所需要阅读的内容。

*　如果你使用PDA（掌上电脑）记录你的重要事项，那就每天都使用这个设备，并把你的清单放在最显眼、最容易打开的地方。我有各种各样的电子产品，但我相信没有什么能比用一支不错的水笔把五件最重要的事情写在一张纸上来得有效，并且确保每天都带在身边。

小贴士

有时，我们的时间被太多不必要的东西占据了，而我们却没有发觉，不停地听别人诉说，反复打开Email、微博……这让我们的生活就像电脑硬盘一样，积累了太多的东西，越来越乱。是时候整理生活碎片，学会向干扰说“不”了！

第四章
学会说“不”，摆脱干扰

很多人在工作和生活中经常面临下述情况，对照看看，你是不是也是如此呢？

1.在诱惑面前，不愿说“不”，于是本该用来学习的时间，用来上网。

2.在同事面前，不好意思说“不”，于是本该用来完成工作的时间，用来帮别人办事。

3.在朋友面前，不忍说“不”，于是本该用来陪家人的时间，用来帮朋友办事、吃饭应酬。

4.你正忙着，可同事找你聊天，你从来都是老好人，这次也不例外，你听她发完牢骚，你也变得心情郁闷，而且本该完成的工作还没有做完。

5.一大堆工作还没做完，你却想看看微博上又有了什么新鲜事，心里想着：只看十分钟又有什么关系呢。

6.一大堆作业没做，你却还沉浸在游戏里，一边盯着电脑屏幕，一边想着：“再玩十分钟”，半个小时过去了，你心里还在想着：“再玩十分钟”。

7.你专心坐在电脑前面，准备写论文。突然，QQ“滴滴”的声音响起；同学一个电话过来；outlook弹出一封邮件。当你花了m分钟处理完这些事后，你写论文的思路已经被中断了无数次，于是，你不得不再花n分钟找回原来的思路。

“时间窃贼”偷走你的时间

“我能占用你一分钟时间吗？”往往并不被人看做是什么过分的要求。但实际上这些人真正应该说的是：“我想占用你40分钟的宝贵时间，可以吗？”

如果他们真的这样提出请求，你会怎么回答呢？“时间窃贼”是各种干扰当中最严重的类型。对于这种情况以对事不对人的方法来处理，往往要容易一些。

以下是应付“时间窃贼”的方法。

如果可以的话——躲避！不错，躲避那些“时间窃贼”。挪动你的座位、增设隔离屏风、在家办公、过滤电话、把门关上，总之，眼不见，则心不烦！

还有一个不错的主意是识别各种不同类型的“时间窃贼”，并为每种类型准备一个应对方法。

爱聊闲话的人

爱聊闲话的人经常这样开始他们的谈话：“你听说过吗？”一旦你回答说：“什么？”你就给了他们许可，让他们在你的耳边喋喋不休几个小时。

我的办公室里有一名清洁工简直就是这一方面的高手。她通常会这样说：“昨晚发生的事情实在让我筋疲力尽……”然后她就停下来等待，她知道一定会有人接茬：“噢，是什么呢？”然后一个半小时以上的故事就此展开。

解决方案：忽略他们，不要给他们所期待的开口机会。

牢骚满腹的人

这种人往往想要寻找同盟。他们告诉你一切是怎样得不如意，希望得到你的认同，这样他们就能感觉好一些。其麻烦在于，他们越是抱怨，你越深表同意，他们就会抱怨得越多。而且一旦他们发现找到了同盟，就会不停地再次回来找你抱怨。

解决方案：对他们说：“听着，我对此感到很遗憾，但我现在不能与你讨论这件事，因为我必须要完成手边的工作/我已经迟到了/我今天的事情太多了。”如果你一边这样说一边忙着手上的活，效果会更明显。

新手

他们总是在寻找建议。当他们第一次来找你帮忙的时候，你会感到受宠若惊，然后你对他们热情地表示：“任何时候，我的门都向你敞开。”现在你后悔说了这句话。

解决方案：对他们说：“我建议你先仔细想出一个方案，然后再来找我交流。”

“博古通今”的人

这种人碰到任何事情都能从以往找到一个例子，并将其穿插到当前的对话当中。你会惊奇于他们能够在毫不搭界的事情之间找到非常牵强的联系，以至于对于发生了什么或者将会发生什么讲出他们的版本。

解决方案：礼貌而坚定地说：“真的吗？哎呀，对不起，我得走了。”还要接上一句“回头见”，通常这样会有奇妙的效果。

时间贴士

准备几个这样的应答方案并在头脑中练习一下。当下次“时间窃贼”来到你面前时，你就能节省自己（以及他们）的时间了。

忙得焦头烂额，嘴上还在说“好，好，好”

在《好好先生》（Yes Man）这本书及同名电影中，男主人公被鼓励要经常地说“好”。通过运用这个奇妙咒语，他打开了生活中的机会之门，职务得到了晋升，而且找到了爱情！

不过，物极必反。现在的问题在于你太容易说“好”了，这也是你翻开本书的原因之一。你接受了太多的事务，你不敢让人失望，于是你要花费无数小时的时间去完成这些事。现在是你学会说“不”的时候了！

我可以告诉你其实我并不愿写出上面的最后一句话，因为其负面含义跃然纸上。然而，如果你真的想每天节省一小时，那么就要学会说“不”（而且要以礼貌的方式），它会成为你节省时间的一把利器。

说“不”本身很简单，只需要一秒钟。困扰你的不是说“不”这个行为，而是其后果让你感到不安。所以你需要学会怎样说“不”同时让对方感到愉快。

以下是说“不”的一些方法。

1.给出一个正面的第一反应，但不能说“好”。要做到这一点，你可以采用诸如以下的词语或句式。

谢谢你问到我……

这听起来很有趣……

你问我，我感到很荣幸……

你真是太好了……

2.避免说“但是”，这是带有负面含义的一个词。要用其他的词语，如“以及”和“然而”。

3.巧妙应答。我最喜欢的方式是解释：“尽管我非常希望帮忙/接受这项挑战，等等，但我不得不拒绝，因为我现在要集中精力进行_______（填上内容），否则对于我已经答应了的人来说很不公平。”

给对方留下一个正面的印象。你可以说“祝你好运，等事情有了进展告诉我”，等等。不要说“换个时间再找我吧”，或者“我乐意迟些时候再帮忙”。如果你这样说了，你会发现他们将比你想象中更快地说服你加入其中。

以下是一个对话的例子，假设一个“时间窃贼”来到你面前，想从你这里要走一个小时甚至十个小时的宝贵时间。

“嘿，近来怎样？”

“不错，谢谢你的关心，你怎样？”

“我也很好，我这里有个很好的机会给你……”

（此时到了正题了！）

“我正在组织一个非常棒的活动，正在找像你这样的人帮忙组织一下。它将会非常有趣，而且也很有意义哦。”

“哦，首先要谢谢你问到我，我真的感到很荣幸。不过这一次我恐怕参加不了了，因为我手头有好几件重要的事情要做，它们都需要我投入时间和精力。如果我现在接手其他事情的话，那么对其他人来说不公平，对你也不公平。因为如果我答应了你的事情而又没有足够的时间和精力来做的话，我肯定办不好。不过，等事情有了进展你一定要告诉我哦。”

上面这段对话听起来很不错，但如果是你的老板或同事来找你又该怎么办？再次提醒一下，本书所介绍的方法主要是对于那些焦头烂额急需找出更多时间的人而言的，而不是要帮助那些懒惰的人，或是不想做好自己分内事的滑头。

以下这段对话展示了如何对你的老板礼貌地说“不”，你能不能找出其中的神奇话语？

“在萨莉的产假期间，我希望你接手客户服务的工作，怎么样？

“谢谢你想到我。这听起来像是一个很棒的项目而且我准备好面对一项新的挑战了。不过，要接手这件事并出色地完成工作，我需要你的帮助。你能不能够转移一些我的其他任务，以便我能够每天挤出两个小时的时间？我知道詹姆斯以前做过数据录入的工作，所以我认为他应当很擅长做这个。”

你找到其中的神奇话语了吗——“我需要你的帮助”。把握说这句话的时间是关键。如果你在接手这个工作之后半小时再去找你的老板说上面的话，那么你就已经丧失了最恰当的时机。

时间贴士

从心理学上来讲，当有人提出让你接手额外的工作时，就好比他们在你的情感银行账户上支取了一笔金额，这时他们有一种强大的驱动力要给予你回报（这种驱动力只存在于他们提出请求的时候）。所以当你说我需要回报时，他们潜意识里就会大声地响应：“好啊，我愿意帮助！”

你可以从小事开始尝试这个方法，可以在家里跟家人尝试，也可以在同事要求你做什么事时尝试，你练习得越多，你就越有信心，以下是可以帮助你开始的两个例子。

在家

“你在送查理去童子军营回来的时候买一份报纸好吗？”

“当然可以，不过我需要你帮我做另外一件事。在我出去的这段时间，你能把洗碗机里的碗都洗了吗？”

在工作场所

“我出去一会儿，如果有电话你能帮我接一下吗？我过一个小时就回来。”

“没问题，实际上我也需要你帮一个忙。你出去的时候能帮我把这个投到邮筒里吗？”

运用这个方法时最好语气中带有一丝玩笑的意味。也许你已经很擅长寻求帮助了。那么，试着寻求更多的帮助吧。如果你还不擅长这么做，那么就在今天学会如何做，从而有所准备并在明天投入行动。

对让你欲罢不能的网络世界勇敢地说“不”

好吧，我承认，我自己也上脸谱网（www.facebook.com/michaelheppellltd）和推特网（www.twitter.com/michaelheppell），而且在你读本书的同时，这世界上会有更多的社交媒体被设计出来，吸走我们更多的时间。

我上脸谱网与推特网是因为我喜欢沟通。几个月前，出于乐趣，我决定看看如果我不更新我的网络状态、不读其他人发布的内容，也不参与任何的社交活动会发生什么。我挑战自己，连续两个星期这样做。

结果怎样？没有人想念我，一个也没有。没有人在我的主页上问我近况如何，也没有人给我发送推特信息询问我是否已经停止“推特”了。我的行为对这个世界完全没有影响，无论是虚拟世界还是真实世界。

不过，我是一个有自尊心的人，这真的让我伤心了好几分钟。后来我决定换个角度来看，找到积极的一面，积极的一面就是“解脱”。你在脸谱网和推特网上耗费的时间只对你自己是重要的，没有人关注你是每小时访问一次还是每个月访问一次，这样想算不算得上是解脱了呢？

发现了这个惊人的事实之后，你会采取什么行动让自己摆脱这种成瘾行为呢？哦，或者说你并没有成瘾？那么，试着回答下面的问题。

你打开电脑时首先访问的第一个网站是什么？

你每星期（或每天）访问几次脸谱网或推特网？

你是否把你最喜欢的社交媒体网站的应用程序都安装到了手机上？

你是否曾经忙于看社交网站以至于听不到身边人的说话？

如果你认为社交网站会令人成瘾，并消耗大量的时间，那么我向你介绍一下虚拟世界的可卡因：网络游戏。

现在我要做一个忏悔。还在为写本章做研究时，我觉得我有必要了解一下人们常玩的网络游戏。经营农场、成立黑帮或创建神奇王国这类游戏对我的吸引力并不大，但有一个管理虚拟城市的游戏让我爱不释手。再说，偶尔花十分钟的时间来查看一下“状态”又有什么害处呢？

现在让我告诉你其害处有多大。大约三个星期过后，我会在三更半夜醒来检查我的游戏“状态”，每天登录多达二十次来搜集金币并建立新的公园，并确保我的工厂正在满负荷地生产冰棍和视频游戏！（我说的这些都是网络虚拟城市的状况，你懂的！）

当我的家人说我已经上瘾了时，我坚持说这完全是休闲，只是为了乐一乐，并让他们管好自己的事就行了。

我太太说：“如果你认为这游戏对于你来说真的没什么，那就把它删掉吧。”我说没问题啊，我会删的……明天吧。

我已经完全具备了一个成瘾者的行为，尽管我认为我可以减少玩游戏的时间，但我知道我必须彻底戒掉。最后我做到了。

这种游戏成瘾的描述是否听起来很熟悉？如果是这样，你也应该采取同样的行动了。我将会站在你这边，坚强起来，按下“删除”键，清除你的档案，并从心里坚信游戏都是虚幻的！

不要误会，我并没有建议你清除你的脸谱页面，但考虑到你在线上花费的时间，这的确也有一定的必要。设定一个计时器，记录一下你的时间是怎样被用掉的。最后，请确保你已经删掉了在线游戏。

站起来，后退几步，关掉电源

如果你正把时间浪费在这些活动上，试着采取一些身体行动，这会很有帮助的，记住，这里说的是身体行动。

下一次当你发现自己漫无目的地在电脑上浪费时间时，请站起来，后退几步，把它关掉。通过采取身体行动，你能更清楚地看到事情的进展而不只是停留在想的阶段。所以，离开座位，往后走几步，不要太远，然后把电脑或游戏关掉。

如果你可以大声地说出来，那么就大声说，一个坚定的“不”可以是一个好的开始，或者你可以更有创意一些。条件允许的话，不妨对着自己大声喊出来：“嘿，你又沉迷于这件事了！快停止！关掉！做点有用的事情吧，现在就行动！”

请记住，生活中的干扰无处不在，也会以各种各样的形式出现在你身边，有些明显，会花掉你几个小时；有些不易被发觉，这里几分钟，那里几分钟。问题的关键是，它们会一点点儿侵蚀掉你一天的时间，无论你是在工作还是在其他更重要的场合。

小贴士

加班≠加薪，加班≠升职，加班只是你在做白天本应该完成的工作。为什么要加班？是工作实在太多？委派给你的工作根本不适合你？还是你的工作时间被各种“碎片”占据了？既然不想加班，那就选择改变！

第五章
为什么加班的总是我

很多人在工作中经常面临下述情况，对照看看，你是不是也是如此呢？

1.每天都祈祷今天能按时下班，但每到5点钟都无比悲愤地想着：工作没完成，还是得加班。

2.最不擅长跟数字打交道，可领导偏偏让你做个数据报表，真烦！我肯定做不完，又得加班了。

3.今天忙得不可开交，可还是不停地有额外的任务压过来，隔壁桌的他倒是挺闲，你想让他帮忙分担些工作，但却开不了口。

4.今天原本计划得很好，可下午一个两小时的会议打乱了一切，你不得不加班做完剩下的工作。

5.老板给你安排了新任务，可这不是你擅长的，而且你还有很多其他事要做，你想拒绝，但却不知道如何开口。

6.一上班，你第一件事就是打开邮箱，果不其然，十多封新邮件等在那里，不过并没有需要特别费心处理的事情。然而，等你把所有邮件看完，已经过去四十分钟了。

7.每天晚上看着指针已经指到8点了，你心急如焚，可是手里的工作还没做完，别人也都没有走的意思，于是你不得不继续工作。

为你的时间估值

你是否曾为你的时间估值？我的意思是说真正估算你的时间价值？它不一定是你每小时的工作报酬，它可以是你希望得到的报酬，或者是你给你的企业所增加的价值。以下是几种估值的方法。

我的最终价值（创业者方法）

思考一下你在下一年想要挣多少钱，把这个数字除以一年的工作天数（大约是220天）。

将所得结果除以8（8是平均每天工作的小时数），得到平均值。现在把所得的结果乘以2，这是由于通常你只有一半的时间是富有产能的（或者是用于关键任务的）。以下的换算可以让你对每小时的价值有个大致的感受：

年薪10 000英镑=11.36英镑 / 每小时

年薪15 000英镑=17.04英镑 / 每小时

年薪25 000英镑=28.41英镑 / 每小时

年薪50 000英镑=56.82英镑 / 每小时

年薪100 000英镑=113.64英镑 / 每小时

所以，如果你为自己下一年的薪水估值在3万英镑，那你每小时的价值就是34镑（几乎相当于一秒钟一个便士！）。这样是否有助于你为你的时间设定优先次序呢？

如果你发现自己常常在做着大大低于自己时间价值的活，那就要质问自己为什么还要继续做下去。

我创造的价值（大图景思考法）

基于你给企业带来的价值来做这项估算。我猜想你可能在工作中不会做这件事情，但可能的话也不妨一试。

获知你所在企业全年的总收入。估算你在其中贡献了多少，然后用此数据作为你计算的基础。将所得的结果除以22（工作天数），然后再除以8（每天工作的小时数），再乘以2（考虑到非产能时间），然后你就得到了你所创造价值的货币数量。

以下是几个例子。

一个销售员为企业完成了20%的销售量，而该组织的交易总额是500 000英镑：

500 000×20%=100 000英镑

100 000÷220÷8=56.82英镑

56.82×2=113.64英镑／每小时

假定某项运作创收了75 000英镑，而公司的会计人员对此贡献了5%：

750 000×5%=37 500英镑

37 500÷220÷8=21.31英镑

21.31×2=42.62英镑／每小时

当你计算出你每小时的货币价值时，你就会以一种完全不同的方式来看待你的时间。

时间贴士

如果你对自己每小时的价值感到有些不满意，那么就问一下自己，你认为它应当是多少？然后考虑你该如何利用本书所讲授的方法来提高它。

一切都在于行动。如果你只是希望你的时间价值早晚有一天得到认可，那么你将面临漫长而孤独的等待。而如果你采取行动的话，你将很快看到回报。

是司机就不要争做好厨子

我很幸运在世界各地各种类型的组织中工作过，我每到一处都惊奇于人们把时间浪费在他们既缺乏技能又缺乏意义的大量工作上。这是一个全球性的问题。

试想一下，如果你能够真正专注于你工作最核心的部分，这难道不是很好吗？好消息是——你能做到！

请看下图，设想最外面的圆圈包含了你在一个星期内所要完成的全部活动。

这个圆圈包括三个组成部分：勉强、尚可与精通。

有一些任务是在你能力范围内的，但你并不是特别享受它们或者说你还可以做得更好；有一些工作只能说你勉强可以忍受（或者不堪忍受，如果你不相信积极思维的话）；还有一些工作是你真正擅长的，你享受它们，而且能够比其他人完成得更好，这就是你所精通的事项，也是你的优势和兴趣所在。

从这些圆圈中你看出什么了吗？设想这些圆圈的面积可以用小时来表示。

一个星期中的40个小时看起来可以是如下这个样子：

如果我有一个魔法棒，我很愿意将整个星期的事都变成我所精通的事项，你也很希望这样——可惜我做不到。实际上我只能帮你通过解决“尚可”与“勉强”两个部分的事项来赢得额外的几个小时。

第一步就是把你每星期的工作分为三个类别：勉强、尚可与精通。如果你已经做过时间跟踪表，那做这个就会很容易。

下一步查看一下精通领域里的各个事项，并问自己是否还能在这一领域中完成更多的工作。记住，这些是你乐于从事的事项！你能够从其他人手上接过更多的这种工作吗？你是否有足够多的精力？请不要误解我的意思，我知道本书的目标是找到额外的一小时（而且你将能够找到），但为了做到这一点，你需要一些筹码。

下面再对你的“尚可”部分进行思考，问自己是否愿意在这方面获得改进。例如，如果你的“尚可”部分包括“制作PPT文档”，就问自己：“我是否愿意增进这项技能，还是我想放弃这项技能？”

我建议你从这个清单中找出几项你需要做得更好的活动，并有针对性地参加一些培训，进行一些阅读，或者寻求他人的帮助，以使自己在这些方面做得更好。

最后是“勉强”部分，这个清单中包含的事项不仅是你不喜欢做的，而且我敢打赌它们还消耗了你大量的时间。是时候采取一些勇敢的行动并找到合适的方法把这些事项弃之身后了。

对于这个清单中的每一个事项你要问的第一个问题是：“为什么要做它？”接下来问“如果我不做它，将会发生什么？”得到的回答也许是这个“勉强”清单中有些事项已经过时了，或者与其他人的工作重复了，或者已经没有必要再做了。如果是这样，那就赶紧丢弃它们。

下一步考虑如果你停止做那些事情，其影响会怎样？也许你只要与你的老板进行一次谈话，询问为什么你需要做某些事项，就足以让他们把这些责任从你身上卸掉。如果还有什么剩下来，那么就尽你所能把它们委派出去。

委派对你来说可能是一项挑战，要么你没有委派对象，要么你委派出去之后感到不自信，或是你从未考虑过它。如果是这样的话，那以下几页的内容就是你的宝典。

时间贴士

集中精力于你的精通事项，不仅会使你的工作更加愉悦，而且你所在的组织也会从中获益。告诉你的老板，这将会是一个双赢。花点时间完成你的精通事项，回报将会是巨大的。

你不是超人，没必要事事亲力亲为

学会怎样委派将会为你节省更多的时间——比这本书介绍给你的其他大部分方法都要多。因此，我将花点时间介绍一下怎样委派。

在你认为自己没有委派对象并准备跳过这一段时，你不妨停下来读一读下面的内容，将会有惊喜在等着你。

委派的三种方法

向下委派

这是传统的方法，如果你有下属可以作为你的委派对象，那就再好不过了。如果你没有这样的委派对象也不要气馁，你还有其他路可走——不妨跳过这段去读下面的内容，那里会有惊喜等着你。

向下委派的主要挑战在于一个恶性循环：你想要委派但没有人可以做好你想要做的事情，而你又没有时间向某个人展示你所做的事情以及你做这件事情的方法。在你过去的经验中，你委派之后他们会把事情办得很糟，以至于你要花更多的时间去善后，所以你宁愿自己亲自做，而这些都需要时间——而你却没有时间。

听起来耳熟吧？我完全理解，我以前也处于同样的处境，直到有一天，我在火车上邂逅了一个陌生人，一切从此改变。我们谈到对人的管理，我伤心地向他述说我所面临的管人问题，抱怨我的下属无法按照我要求的方法做事。这位陌生人在礼貌地倾听了几分钟后，打断我说：“迈克，你的下属让你失望，你的小孩让你失望，你的朋友让你失望……”正在我想插嘴时，他说出了一个没有人愿意听到的神奇词语“接受吧”，并且一语道出了关键，“因为你也让他们失望过，但他们并没有抱怨。”

哇噻，这就是所谓的忠言逆耳！

我思来想去，终于豁然开朗，责任全在我。即使我投入了足够的培训时间、很好地指导了工作，具体办事过程中的帮助和支持也都做到位了，别人也不可能完全按照我心中所想来做，而我必须接受这个现实。

委派，正如你工作中的其他工具一样，需要你别出心裁地使用它。它不会在第一天就产生奇效，但是效果会随着时间而改进；随着效果的持续改进，你会节省出更多的时间；当你节省出更多的时间后，你就能投资更多的时间来强化团队成员的能力；你的团队成员的能力越得到强化，你以后的委派就越容易。这样，恶性循环就变成了良性循环。

横向委派

你没有向下委派的对象吗？那么横向委派怎么样？你邻座的同事可能就很乐意帮你分担一些任务。大约60秒钟之后你就会明白这如何成为可能。

委派（尤其是横向委派）的秘诀之一是确保三个要素：

任务、请求与时间

任务：确保你想横向委派的任务是你的委派对象所乐意承担并愿意完成的事。

请求：你如何提出你的请求。

时间：提出请求的最佳时间。如果某人刚刚向你抱怨了一通他的工作有多么繁重、他是多么地没有时间，那么这可能不是你请求帮忙的最佳时机。

以下我们分开来讨论。

任务

要委派的任务一定是你的委派对象所擅长并且愿意做的事情。花时间找出他们喜欢什么，如果你不确定，那就开口去问。一般人都喜欢谈论自己，提出一个简单的问题：“你喜欢现在的工作吗？”很快就会得到答案。

此外，要确保你能够从他们那里收获些什么，至少确保你把任务委派给他们不会比你自己做耗费更多的时间，这听起来简单，但实际上真正能做到的人却很少。

请求

我有一个句式和一个词语，我希望你能在提出请求时拿来使用。我之所以选择这个句式和词语并非是因为好听或是某种运气，而是因为这个句式和词语被证明能够最大程度地唤起正面回应。

这个句式是“我需要你的帮助”，这个词语是“因为”。

“我需要你的帮助”，这句话听起来平淡无奇，但我常常惊奇于太多人根本不使用它。当你需要请求别人帮助时，你所要做的就是用这句话来开头：“我需要你的帮助。”它所具有的奇效就好像每个人的头脑中都有一个“我要帮助别人”的程序在后台运行，听到这句话就能被激活。

如果你还是感到将信将疑，那么再辅之以另外一个更加神奇的词语“因为”。

爱伦 · 朗贵（Ellen Langer）教授在1978年进行了一项意义重大的研究，发现了“因为”这个词语的威力。他的团队做了这样一项试验：研究者会在某个人复印时打断他，问能不能让他先复印，他们使用了几种方法来提出请求。

第一种方式是：“抱歉，我有五页纸，我能先用复印机吗？”

第二种方式是：“抱歉，我有五页纸，我能先用复印机吗？因为我实在很着急。”

使用第一种方式时，60%的人允许那个研究者先使用复印机；而使用第二种方式时，其结果竟高达94%！

这时你可能会认为他们得到许可的原因在于他们说了“真的很着急”，其实并非如此。

第三种方式是这样提出请求的：“抱歉，我有五页纸，我能先用复印机吗？因为我确实需要复印。”而结果仍然有93%的人同意了！难以置信！

这项研究以及随后的其他研究证明了产生效果的是“因为”这个词。同时研究发现，“因为”对于书面请求也具有同样的效果，不过我建议你在请求别人帮忙时尽可能当面提出。

时机

时机不仅是戏剧表演中最重要的法则，也是委派的关键原则。与其突然走到某人身边提出请求和帮助，还不如等上两天找准时机再说。对于这种事，并不是你希望怎样就怎样的，时机很重要！

明天就试试我给你的建议吧，因为它们真的有效，你会发现你完全可以很好地做到横向委派。

下面，我要解释委派的最后一种方法，而且我需要你的帮助让这个方法行之有效。

向上委派

向上委派是让你的老板帮你做事情，不可思议吧？当你知道如何做时就不这么想了。像前一种方法一样，你需要给予对方某种回报才能进行委派。通过运用“横向委派”中介绍过的语言和方法，你会看到奇妙的效果。

把自己放在老板的位置设身处地地想一想，当听到一位你所忠爱的下属在你面前说下面一段话时，你会如何反应呢？

“我一直在考虑如何更有效率地利用我的工作时间，我相信已经找到了一种可以使自己更富有产能的方法，但我需要你的帮助。我很愿意做更多的xx（工作），因为我真的很擅长这项工作。为了有更多地时间做这些，我需要减少我从事yy（工作）的时间，因为我认为我在这个领域并不是很擅长。”

如果你有一个优秀的老板，那么他肯定会采取某种行动，如果你有一个糟糕的老板，他通常会专注于事情的负面。所以你在使用这个方法之前，先要判断一下你的老板属于哪种类型。

不管任何情况都不要贸然来到你老板的办公室说：“嘿，我能不能将手上的工作交还一些给你？我现在感到有点力不从心，我想你应该愿意接手一些。”

时间贴士

学会如何有效委派，不仅能帮你节省时间，更能帮你创造新的时间，这是你以前从来不拥有的时间。试着委派一些工作吧，这样你可以从一天24小时中获得很多额外的时间。当然，委派也可能会带来责任，而你并不愿意承担委派带来的额外责任。

成功不是由你有多少可委派对象来衡量的，也不是由你拥有多少钱来衡量的，真正的成功是快乐，找到快乐的人就找到了成功。

当你考虑如何委派时，问自己这样一个重要的问题：“我把这件事委派出去真的能使我更快乐吗？”答案只有自己知道。给出一个诚实的答案就能为你自己节省出很多的时间。

开会！开会！总有开不完的会

组织越大，用来开会所花费的时间就越多。如果说对于大多人来说会议是不可避免的罪恶的话，那在会议上浪费时间更是真正的罪加一等。

帮助你把花在不具产能的活动上的时间最小化，也是我的使命之一。因为你深受会海之苦，所以我会给你提供一些克服会患的工具，我保证你一个星期可以节省出好几个小时。

西翼会议

当我在写我的第一本书How to Be Brilliant[*]时，我的出版商让我留出一章专门写写一流的团队。多年以来，在我自己的组织中，我一直在使用一个被我称为“西翼会议”的简单工具来提高会议的效率并把事情办成。在那本书中我用了几页纸的篇幅来介绍这个工具，读者对这个工具的反应呈现出两个极端——要么非常喜欢，要么十分讨厌（没有多少中间派），这让我全然没有料到。

我的方法如下（请让我知道你的看法）。

西翼团队

深受欢迎的美国电视连续剧《西翼》（The West Wing）向人们展示了美国白宫西翼是如何运作整个美国的。在连续剧中马丁 · 希恩（Matin Sheen）所扮演的总统巴特雷特（Bartlett）率领一个由顾问、专家、主任和助手组成的杰出团队，作出一系列迅速的决定，并以迅雷不及掩耳之势来执行各项计划。

虽说只是电视剧，但我把这个主意运用到我的团队
中竟也取得了令人震惊的效果，从此以后我一直乐此不疲地在宣讲西翼速度、西翼团队和西翼会议。

西翼速度意味着把你的办事速度提高50%，不错，50%！但你要在团队中做到这一点，关键在于让每个人以同样的速度行动，从他们来到办公场所直到他们回家都是如此，做到这一点，你不需要是经理（在很多情况下你不是经理还好一些），但你必须一直保持这种节奏。

西翼团队的一个前提是团队总是对的，即使在你错的时候！让我解释一下，团队可以有分歧、相互批评、承认失败、唉声叹气，但对于外界来说，必须保持一个整体，必须捍卫每一个行动，必须使每一种情景的结果最优。坚硬的石头可能因为细小的裂缝而崩裂，你的团队也是如此！

西翼团队是我的忠爱，为了说得更清楚些，不妨列出两个清单对比一下。

西翼团队不会是以下这个样子。

开会迟到十分钟；

无精打彩地进入会议室；

在会议开始时问“谁需要咖啡、谁需要茶”；

参会人闲谈各自在周末做了什么；

看着PPT演讲；

为没有打印足够份数的报告而道歉；

敲打茶杯来引起注意；

花5分钟的时间来决定由谁记笔记；

经常说“把这个暂时放一下，下星期再说”；

经常说“看看时间，我们已经在这里讨论了几个小时，特瑞的陈述还没有开始，而苏还需要一点时间才能把第三季度的新战略介绍完，我们是否应当先叫三明治吃？但是我们还需要换一个会议室，因为凯文的30人团队12点钟就需要用这间会议室来分析增值税对第二季度成本的影响。所以现在我们来表决一下是否愿意换个会议室继续开会，是否愿意把特瑞和苏的议题推迟到下个星期，不过在表决之前我再问一下，谁需要咖啡？谁需要茶？”

与此相反，西翼团队是以下这个样子。

站着开会，不错，站着——我喜欢这样；

每个人对自己的观点作简单的陈述（少于15秒钟）；

用30秒钟的时间对决定进行讨论；

团队作出决定，否则负责人作出决定；

团队在从会议室走到各自办公桌的过程中，就立即对作出的决定采取行动。

整个过程用五分钟的时间完成，棒极了！

45分钟的会议

你知道为什么大多数会议都要开1个小时吗？那是因为计划了1个小时。你在整点开始会议，一直到下一个整点。下面我让你考虑一个“如果……怎样……”的情景：如果你把原本1小时的会议规划成45分钟会怎样？就是这么简单。

为了确保会议真的只持续45分钟，把会议开始的时间定在整点过一刻。在我这些年的工作中，就是用这个简单的建议为很多大公司和重要人物节省了数千个小时。这个建议之所以有效，是因为你通常并不需要1个小时开一个会，你需要的只是45分钟，甚至更短！

会见霍拉德 · 伊凡斯

1995年10月5日我在纽约计划会见出版商霍拉德 · 伊凡斯（Harold Evans，现在是霍拉德爵士），我记得那天正好是辛普森案宣判出结果的一天。

我知道他是一个繁忙的人（不难想象），所以我为这个简短的会议进行了一番准备。他的个人助理在电梯边接到了我，把我带到一个小的等待间。我听到他在办公室里对着电话讲：“听着，你很忙，我也很忙，我们都很忙，我们能够达成协议还是不能？”一到两秒钟后他祝贺了电话那端的那个人并招手示意我进去。当我刚要走进时，他的助理倾过身来对我小声说：“你有17分钟。”

这时，我在纽约的一座摩天大楼的一个奢华办公室里，面对着世界上最有实力的出版商之一，头脑中有一个时钟在嘀嗒响着，由于我事先已经操练了我的开场白，所以很快地说了声“你好”后就开始了下面的谈话。

“我觉得我们将要开始的谈话是今天整个纽约唯一与辛普森案判决结果无关的。”

“真的吗？”他说道，“你知道刚才跟我通电话的是谁吗？”并指了指他的电话。

“不知道，谁？”

“迈克，他就是辛普森案的辩护律师，在宣判之后不到两小时就跟我达成了出版协议。在这个领域事情发展是很快的。”

看来我是打断了一个金额巨大的国际出版协议的商谈呢。我现在与整个美国非常有影响力的人之一有17分钟（实际上只剩下15分钟半的时间了）的谈话时间，你可以想象我有点紧张，但很快就好转了（或者恶化了，就看你的视角如何了）。

“我有什么能帮到你？”他问道。

“是这样的，我是一家新的社区基金的理事长，我希望能邀请您成为这个社区基金的副主席。”

“我感到很荣幸，还有其他事吗？”

“我们需要资金，所以想请问您是否愿意考虑作一笔捐赠？”

“可以吧，还有其他事吗？”

至此为止，我在不到60秒钟的时间内就已经达成了我的两个主要目标，我宝贵的17分钟现在还剩下至少14分钟，而我对此完全没有准备！

我只好说“没有了”，这时我头脑中灵光一闪。不过既然这本书是关于节省时间的，我不知道你是否愿意听我继续讲那次会面的下文——其结果是，我获得了比我梦想中还要多的成果，所以，我把这个故事余下的内容作为额外的补充放在网页www.saveanhour.co.uk上。

我想让你留意的是霍拉德 · 伊凡斯控制会议的方式，时间就是金钱，一点不假，他的时间真的是一刻值千金，而且他懂得会议的目的是取得结果，而不是坐在那里倾听你自己还有周围人的声音。

我不是在建议你完全采取霍拉德 · 伊凡斯的方式召开会议，但是你的确可以从中学到不少。

主持会议

会议的主持是掌控会议持续时间的关键，我参加过的有些会议是这样的，三五个小时过后，大家还停留在议程的第二个项目上（第一个项目是开场白）。我也参加过另外一些会议，只用30分钟的时间就能完成六个议题。

如果你有这样的机会，争取自己主持会议，以下是能帮你完成工作并节省时间的方法。

准时开始。为什么要浪费大家的时间等待迟到者呢？

不要在会议开始时询问喝茶还是咖啡。如果它们已经在那里，就让某个人倒掉；如果没有，不妨把它作为提前完成会议的奖赏。

设定清晰的时间目标。我还没有遇到一个人不希望会议的主持人说这样的话：“我认为我们可以在45分钟以内完成议题，现在开始吧。”

对那些的确喜爱倾听自己声音的人直言不讳，让他们知道你希望他们简明扼要。你这样做了的话，也许他们以后在写圣诞贺卡时不会第一个想到你。但对于参会的其他人来说你是一个英雄。

推进决策。用这样的句式进行总结“我是否可以说在座诸位的意见就是……”或者“我们能否一致同意……”

如果不能当场作出决定，就随时准备把某个议题放到一边进入下一个议题。

乐于提早结束会议。不要因为给会议计划了一个时间，就一定要开那么久。

来点趣味。当人们到来时播放音乐，创造一些能量让大家都精神起来。

警惕！你的时间被电子邮件偷走了

电子邮件本来是一项令人惊奇的富有产能的时间节省工具，而它实际上却演变成了比养老金发放日在邮局门口排队还要耗费时间的罪魁祸手。有关如何管理电子邮件的书多如牛毛——鬼才知道那些作者在书里面写了些什么，我在这里要介绍的是一种简单的方法。

那么，电子邮件有什么过错呢？电子邮件的五大问题如下。

分散注意；

抄送与密送；

连锁邮件；

垃圾邮件；

替代口头交流。

让我们来一一分析一下。

分散注意

你不会允许某个人在你的门边探进头来说出他们想说的第一句话，然后站在那里等待你停下手边的活，邀请他们继续交谈，而这实际上就是电子邮件对你做的事情（如果你使用那种弹出窗口提示新邮件到达的话）。

解决方案——关闭新邮件到达提醒功能。每天只检查邮件三到四次。

抄送与密送

曾几何时，我们打字时还需要在纸张之间加进碳素复写纸以便得到一份拷贝，那时候要制作一份拷贝确实颇费工夫。而现在抄送只需要轻点鼠标就可以了。

许多抄送的邮件并非由那些认为你需要这些信息的人所发出，而是那些缺乏自信并希望你给他们垫背的人所发出。

解决方案——给那些并没必要抄送给你的人发一封邮件，询问他们你的参与是否真有必要。

连锁邮件

有两种类型的连锁邮件，第一种是那种弱智的邮件，如“把这个在一小时内转发给十个人，你将交好运；否则你就会受到诅咒”之类；第二种连锁邮件让你处于一种类似于打邮件网球的局面当中而缺乏真正的沟通，其原因纯粹是由于没有人知道怎样结束这个谈话，更糟的是你成为无休无止的抄送对象。

解决方案——对于第一种邮件，解决方法简单明了，不妨冒一下被诅咒的风险，直接把这种迷信的胡话删掉。对于第二种邮件，你需要着手解决它，不妨站出来成为勇敢结束这个局面的人，要么把它迅速委派给另外一个人来完成；如果你没有人可以委派的话，那么就给自己树立一个挑战——把它完成。

垃圾邮件

这是经典的重灾区。今天我就收到了380封邮件，其中超过300封是垃圾邮件——兜售商品、宣传难得一求的贷款或者是各种各样的壮阳药丸……在剩下的80封邮件中只有6封是真正重要的，还有10封是与我有关的。其余的？鬼才知道我怎么会收到这些东西。

解决方案——购买一个优秀的垃圾邮件过滤器。如果你不能控制你的系统，就找技术人员寻求帮助。取消你订购的所有东西，除非是真正有用的信息。为你不确定的任何东西创建一个文件夹，把相应的邮件丢到那里以后再看，剩下的邮件才是真正需要用心处理的。

替代口头交流

邮件本应是书面信件的替代方式，而实际上却成了口头交流的替代方式。人们发邮件而不是拿起电话，这真让我恼怒不已。也许只是习惯，也许是缺乏自信，或者是人类向哑巴进化过程中的一个步骤。谁知道呢？我真正知道的就是它浪费了我好多的时间。

解决方案——拿起电话，把电子邮件作为一种后备手段而不是替代方式。你也许会发现你喜欢与人谈话，而且能完成更多的工作呢。

现在就开始整理你的电脑桌面

你的电脑桌面是否跟你的真实桌面一样乱？是否存有太多的文档，以至于上面布满了图标？你是否发现自己常常问自己“我把这个文档存在什么地方了”，然后花掉20分钟绞尽脑汁地回想你给它起了什么名字？你胡乱搜索一番最终找到了一个较旧的版本，但你不得不对它进行重新加工？

以下是一些简单的方法可以让你的生活更加容易并节省出宝贵的时间。

把虚拟的纸张当成真实的纸张来看待。如果你不需要了，就把它丢进垃圾桶；如果你还需要它，就把它存档。

养成把所有地址都存入数据库的习惯，这个习惯可以帮你节省很多时间，因为电脑技术越来越发达，它能辨认电话号码、地址以及其他重要的联系信息。

接受电脑培训以发挥电脑节省时间的功能。我曾经喜欢在我的MAC机上制作视频，而且我认为我在这方面很拿手，直到我在苹果店接受了一次培训后我才改变了看法。这就像一个木匠对我说：“这是使用锤子的方法之一，不过你调转过来用金属的那一端钉钉子效果会更好。”后来我完成项目的时间节省了一半，而且我制作的视频也改进了很多。

使用日历提醒并设置闹钟。使用这些工具得当的话你将再也不会错过一个生日截止日期或者重要的电话。

学会把科技产品同步起来。对于一个约会你只需要设定一次，然后它就会立即出现在你的家用电脑、手机或其他设施上。

学会使用宏。这个灵巧的小工具实际上是把一系列的键盘动作（指令）记录下来的一种方法。当下次再需要录入这些指令时，你只需一两个敲击键盘的动作或者动一下鼠标就可以完成一系列你预先记录下来的指令。

增强功能。购买你所能负担的最贵的电脑——你不会后悔的。大的内存、速度飞快的硬盘驱动器以及超快的处理器，可以帮你节省下很多宝贵的分钟并消除很多挫败感。

安装最快的宽带。购买你所能负担的最快的宽带，你所节省的下载时间可以用于更有价值的活动而无需眼瞪着“进展条”无谓地浪费掉。

增加一台额外的显示器。如果你有足够的空间，而且经常要同时运行好几个程序，那就花钱购买第二台显示器，越大越好！视乎你工作的不同，这可以使你的生产效率提升达30%。

学会搜索。通过学会有效地使用搜索引擎，你可以更快地找到有用的信息。为了更有效地搜索，你可以搜索一下“如何使用搜索工具进行搜索”，你将会很惊喜地发现原来有很多节省时间的小窍门可以使用。

打电话需要30分钟吗

说到电话，以下一些方法可以帮你节省花在电话上的时间。

我热爱电话，它快速、人性化，并且给予你互动的机会。我认为电话比电子邮件好100万倍。话虽如此，你还是需要考虑几件事情才能够节省花在电话上的时间，并最大程度地发挥它的效用。

储存号码

如果有人拨打你的手机，只要还有哪怕很少的机会你可能再次与其通话，就要把他们的号码存储下来，这会在将来为你节省很多查找号码的时间。这也会给予你信心，因为号码就在你的指间并允许你筛选来电，以后这个人再打来电话时，他的名字就会出现而不是一个你完全没有印象的号码。

致电之前打腹稿

在进行电话交谈之前，预先打好腹稿以使通话简短。尽可能快地完成“你好”、“天气真不错”、“近来怎样”这些套话，然后开门见山地表达你希望在这个谈话中达到什么目标，最后利索地结尾：“好了，我很高兴我们把要谈的都谈到了，非常感谢。”然后道别。

站立

打电话时保持站立，这样你花在讲电话上的时间会更短，而且你的魅力也会增加一些！

记得留下信息

你知道有多少人拨打一个号码一旦听到语音留言就挂机吗？这真是滑天下之大稽的事情。首先你浪费了你拨打电话的时间，其次你还得记得要重新拨打这个电话。如果你下次又遇到了语音留言，那同样的情景又将重演一遍。

记住：当你听到语音留言时一定要留下你的信息，以下是做到这一点的方法。

说出你是谁。不要假设对方知道你是谁。

留下一个简短而清晰的信息来表达你来电的意图。如果你只是说“给我回电”，那么在你致电对象的优先级名单上你将会处于比较靠后的位置，其结果是你还要再次给他们致电。

如果你只在特定的时间才能接听回电，那么以一种正面的方法说清这一点。比如“找到我的最佳时间是今天下午三点之后，或是明天早上十点之前”，而不要说“我今天一直到三点都有会，而明天十点以后又有会”。

慢速地说出你的姓名和电话号码，然后重复一遍电话号码，最后说一句“谢谢”。

好了，搞定！

每当想到全世界各地的工作场所每年要浪费多少时间，我就感到哀伤不已。只需要几个简单的方法，你就能给你的工作方式带来革命性的变化，并帮助你每天整理出关键的一小时，与加班说“再见”！

*　该书的简体中文版即将由人民邮电出版社出版。

小贴士

每周工作之外的时间就是你的家庭时间，这是你休息，充电，与家人、朋友聚会的时间，而不应该被无休无止的家务活所充斥，除非你不想改变，不然你的生活可以变得随心所欲！

第六章
快乐生活是整理出来的

很多人在家庭生活中经常面临下述情况，对照看看，你是不是也是如此呢？

1.朋友很清闲，经常约你周末出去逛街、吃饭，你很想去，但是家里还有一堆家务活要做，你左右为难。

2.你跟一位老朋友说要一起聚聚，可是几个星期、几个月甚至一年过去了，你还在说：“我们一定要找时间聚聚。”

3.你想好好陪陪孩子，可是等你洗完衣服、打扫完卫生、做完饭……之后，你已经精疲力尽，而且心情变得很差。

4.每天看着网上关于餐桌食物触目惊心的报道，你都下定决心要在家里给自己做健康食品，可是要买菜、洗菜、切菜、炒菜，完了还要收拾，一想到这些，你立刻兴趣全无。

5.周末，你陷在沙发里，来来回回按着手中的遥控器，虽然觉得没什么可看的，可是你还是不愿意关上它。

6.买书时总有一种囤积的热情，但一旦买回来，却没有时间阅读，而将它们束之高阁。

7.你从去年就开始计划你的海边度假，可是今年都快过去了，计划还是止于计划。

8.家里有很多家用电器，比如洗碗机、录像机等，但大多数时候你却不怎么使用，因为你觉得那很麻烦。

9.家里每个月都有很多账单送来，因为没有及时整理，各种纸张堆积如山，想我什么都找不到。

10.打开钱包，看到去年办的健身卡，感觉很心疼，自从办了就没去过几次，根本就没时间去，算了，以后再也不办了。

留些时间给自己

如果你能把你的时间多分一些给这个世界上对你来说最重要的人，难道不是一件好事吗？这个最重要的人就是你自己。然而实际上，你点点滴滴的时间却总是用在了其他各式各样无聊的琐事上。

为了帮你改善这种情形，我把本章的内容分成多个题目来讲，意欲覆盖居家生活的主要方面。在阅读中你可能会发现其中有些标题比另外一些对你而言更为适用。对于此，我的建议是先读对你最为适用的。

慧眼识友人

在我另的一本书Flip It中，我提出了一个主意：对你的朋友进行分级，看看他们分别属于什么类型。这个主意激起了大量的感情倾泻，从由衷赞同到出离愤怒的都有。一些读者认为这是那本书的精华并大声叫好，但也有一些读者认为以这样的方式来评价人真是令人不耻。

我所提出的朋友的四种类型如下。

自怨自艾型：这类人是可爱的人，他们愿意为你做任何事情，所要求的回报就是向你倾吐他们在生活中所遇到的一切不幸之事。

自鸣得意型：这类人总想比你高出一头。如果你告诉他，你为即将在佛罗里达开始的两个星期的度假而感到兴奋不已，他们很快就会告诉你他们将在那里度过三个星期的假期。

吸人骨髓型：这类人简直能够将你的生命吸食殆尽。他们不仅喋喋不休地向你倾吐他们生活中各种各样的问题，有时他们还会恶语伤人、手段下作，你常常会感叹自己怎么会惹上这种人。

无私奉献型：这是最好的一类人，他们总是对你很好，绝不让你失望而且真正关心你。如果你有五个这样的朋友就会顺风顺水。

如果本书是关于人际关系的，我会从各种不同的角度来向你给出建议，然而本书是关于时间整理的，所以我会直截了当地告诉你，把与自怨自艾型和自鸣得意型的人相处的时间减少50%，并（尽量地）将吸人骨髓型的人从生活中完全清除出去。

刚开始有点难，因为这意味着你可能不会再有机会毫无顾忌地大煲电话粥、出去喝杯酒，或去朋友家喝杯咖啡了，但把因此而释放出来的时间用于跟无私奉献型的人进行交往不是更好吗？

如果“与朋友相处”是你想用每天节省出来的一小时所进行的活动之一，那就请确保把节省出来的时间投资到正确的朋友身上。

面对无事一身轻的朋友

如果你工作而你的朋友不工作，那么这对你是一个挑战；如果你有小孩而你的朋友没有，那么这对你是一个更大的挑战。如果你又工作又有小孩，你会感到没有一分钟是属于自己的，更不要说与朋友共处的时间了。

如果你面临着上面所说的挑战，不妨试试以下几个主意。

事先申明

让你的朋友知道你有多少时间，尤其是那种爱走门串户的人。每次他们来，你都要手脚麻利地为他们沏茶，尽力让他们感到愉快，当他们走了之后，你还要收拾残局，然后赶紧接着做你手头上还没有做完的事。

以下是一段对话，你可以在这类朋友到访时试一下。

“哇，见到你真是太棒了。我正要去______（自己填上）呢，但是你的到访让我很高兴。我很乐意跟你聊上半个小时。快请进吧！”

这个句式我多次使用，屡试不爽，而且没有人对此感到不快。这可比你躲在帘子后面不做声强多了，也不妨碍你办正事。

你真正想见的朋友

我打赌，有些朋友是你真正想与他们一起共处的，而你的困难就在于没有时间。几星期、几个月甚至好几年过去了，你还在说：“我们真的要安排时间聚一聚了，只不过我们都太忙了。”

如果上面的情况你听起来很熟悉，那么我有一个妙不可言却简单无比的解决方案——定下一个三个月之内的会面时间，我确信这么长的时间内你们一定能找到双方都空闲的时间。

三个月听起来是一段好长的时间，但你会惊奇地发现它会如此迅速地到来。但你提前这么久定下了会面的日期，这个时间对你来说弥足珍贵，当日期快临近时，你无论如何都不会爽约的。

当你们如约会面时，要确保定一个下次再见的时间。

如果忙不过来，就请个帮手吧

如果有条件，你可以找一个家政服务人员。我知道并不是每一个读者都有这样的条件，但即使是一丁点儿的时间节省也是值得的。

做一做第81页上的练习“为你的时间估值”，然后回顾一下，你花在清洁、熨衣、整理花园、洗车这些事情上的时间。

花钱买时间

当然，如果你喜欢清扫、熨衣、割草、洗车，你可以跳过这部分不读。我在这里作的假设是，以上这些事情中至少有一项并不在你的“必办事项清单”上。

现在就找人来帮你来做这些事情吧。不过这也有点棘手，你可能要面试十几个人才能找到同时具备以下条件的人：（1）手艺出色；（2）你愿意他出现在你的家里；（3）态度端正。我知道这属于你花时间才能省时间的项目之一，但这里的投资是值得的。

当你找到合适的人选后，要接受这个现实：头几次，清洁工帮你打扫后，你自己还要动手清洁才能满意，但这段时间很快就会过去。不过，也曾经有一位为好多家庭服务过的清洁工给我提出过这个建议：“我是一名清洁工，不是一名整理员。”意思是说“让你的家庭整齐有序是你自己的工作，我的工作只是保持干净”。

你找到了出色的人选后请善待他们，向他们说明白你想让他们做什么、什么时候做，并在他们出色地完成工作之后感谢他们，这些步骤十分重要。我认识一对夫妇，他们聘请同一名清洁工超过十年的时间，她干的活并不怎么样，经常遗漏一些区域，这让我的朋友不得不在清洁工离去后自己动手完成余下的工作。当我问朋友为什么不对清洁工明说时，他们解释道：刚开始雇用她时感到有人帮忙是一种解脱，然而他们实在太忙了就没有指出清洁工的不足，久而久之就形成了习惯，现在已经完全无法改变这种局面了。所以，他们既损失了金钱又损失了时间。唉！

花园是另外一个经典的例子。我们中很多人都喜欢种花养草，我们可以每年请专业的公司进行一到两次大型的整理，平时定期找清洁工、自己的小孩、邻居家的小孩来帮忙修修剪剪，而且这些小孩子也乐于赚一些零花钱，现在大约要20英镑了，不过这是值得的。

现在有无数的地方可以进行手工洗车，通常提供这些服务的地方在超市的停车场或废弃的加油站里，他们能用不到你所花时间的10%帮你洗车、打蜡并吸尘。

多些时间陪陪孩子

有些人总是说想跟孩子们一起度过更多的时间，但事实是他们一家人不在同一时间吃饭，他们让小孩在自己的房间里独自好几个小时看电视，而且从不让小孩子在家中充当主动的角色，每当看到这种情况，我总是感到惊讶不已。

以前当我还请不起专人来帮我打理家务时，我的小孩一个9岁、一个3岁，我把每个星期五的晚上定为大扫除之夜，我的妻子、小迈克（9岁的那个）和我把各项任务放在一个帽子里，然后各自选择两到三项。莎拉（3岁的那个）也会被分配到一些特别的“小公主工作”。

然后，我们全家动手进行清洁。我们会播放音乐，每完成一项任务都颁发奖品，并尽力做到快乐而有趣。现在，当我问已经26岁的儿子他童年时代最好的记忆是什么时，“大扫除之夜”总会是他的答案之一。如果你想与小孩相处更多的时间，而又总觉得时间不够，那么以下一些简单的方法可能会帮到你。

一起用餐，尤其是晚餐，可能的话，最好加上早餐。

相互问候，而且还要询问一些具体的问题。

安排“父母一女儿日”或“父母一儿子日”，带他们到一个特别的地方去，如果你有不止一个小孩，那么时不时地单独带他们出去。

拿着清单购物，孩子们不喜欢购物最大的原因就是他们觉得枯燥无趣。你可以让它变得有趣，给你的小孩分配任务，让他们管理购物清单并在已买的项目上打钩，或者是算出购物车上货品的总价。

星期天早上的床头谈话：早上起来，全家一起在床头说说话，你总会找到有趣的话题，让星期天的早上过得温馨而有趣的。

以下是一些不要对孩子做的事情。

不要以为他们不愿与你在一起，你只是没有找到正确的方法而已。

不要把脸谱网（Facebook）作为你与孩子沟通的主要渠道。我经常看到一些人在脸谱上跟他们的孩子说爱他们却从不当面说，这真让我感到吃惊。

不要问封闭式的问题，因为你总是会处于这样的状况：

“学校怎么样？”

“很好。”

谈话结束。

换一种方式，试试我最喜欢的句式：

“今天学校里发生的最好的事情是什么？”

与孩子谈话是一个可以一心多用的过程，你可以尝试下面的方法。

使用车内时间。当你们在车上时，把收音机的音量调低并开始谈话，

边走边谈。你是不是经常看到一些小孩跟在他们父母身后疲惫地行走而且往往还保持一段距离？千万不要这样：相互离近一点儿并开始谈话。

一起用餐（再次提出）。我们都知道全家人一起用餐的重要性。在用餐时把电视关掉，你知道这是重要的时刻——所以行动吧！

时间贴士

与孩子开始谈话的五个绝妙问题：

1．明年你希望哪个老师给你上课？为什么？

2．你的伙伴们最近有什么有趣的事情？

3．如果你获得1 000镑的奖金，你想用它来做什么？

4．如果你一年只想听一首歌，你希望是哪首歌？

5．如果你现在有机会选择住在世界上的另外一个地方，你希望是哪里？

好好享受用餐的美好时光

用餐应该是一项乐趣。它应当是一个放慢节奏的时间，细嚼慢咽，放松身心。然而对于许多人来说，情形恰恰相反，他们狼吞虎咽、边走边吃，吃饭成了消除饥饿的需要而不是为富有活力的生活增添燃料。

微波炉是一项了不起的发明。但你难道真的喜欢吃从工厂里面成吨地制造、长途运输、放入冰箱储存、然后用不知什么的射线照射过并放在一个塑料盒里的食品吗？

或者，你还是喜欢新鲜的、健康的、亲手烹调而且美味可口的食物？哎，我知道你的想法：“可惜我没有时间。”

以下一些方法也许能帮到你。

在网上搜索一下“30分钟美食”，你会找到上百万个链接和十多万个小点子。找一个笔记本放在面前开始浏览这些站点，并写下未来两个星期的食物计划。

时间贴士

很多人之所以觉得没有时间吃饭，主要原因之一是他们没有花一点时间进行计划。

分量加倍

当你浏览那些菜谱时，想想你是否可以将各种原料的分量加倍，把其中的一半冷冻下来以供未来使用。对于一个每天想节省一小时的人来说，冰箱真是个妙物。

写一份烹调原料清单（如果你是从网上得到的菜谱，那复制、粘贴一下就可以了），在去超市之前列好购物清单。

有些人在超市过道里面可以来来回回走几个小时以寻找灵感，你是否属于其中之一呢？我就认识一些人，他们每天下班后都要去超市转转，为晚饭寻找灵感（或原料）。

时间贴士

拿着购物清单去超市所花的时间要比不拿清单少30%。

在计划、准备和享用美食上花时间是一项很有价值的投资。

以下几个简单的方法可以帮助你在饮食方面减少时间花费。

把袋装茶叶盒放在水壶的旁边，这比用过滤器或者拿着勺子到处找茶叶要好多了。

你的水壶是否要很长时间才能把水煮开？买一个小一点的水壶。有的只需要60秒钟就能烧开一壶水。非常好的用具！

把食品放进冰箱之前在容器上打上标签。你的冰箱里是否总有一两盒东西你记不起到底是什么了？你不知道它是甜的还是咸的，不知道放了多久，甚至不能确定它是不是食品！

花钱买一把好刀并保持锋利。

为所有人做同样口味的饭菜。我认识一位母亲，她每次做饭都要做出四种花样。一种给自己，两种给孩子，还有一种给她的丈夫，因为“他们都有各自不同的口味”。从节省时间的角度讲，这是一个你应当戒掉的坏习惯。

别再做“沙发土豆”了

听说过“沙发土豆”这个词吗？其指的是那些拿着遥控器，蜷在沙发上，跟着电视节目转的人。现在，你有没有觉得“沙发土豆”离你很近呢？

毫无疑问，电视机是有史以来最伟大的发明之一，你们当中肯定有人记得曾经只有三个频道，当第四个频道准备推出并开始倒计时的时候，我们是多么激动啊。

现在有了数百个电视频道，我们却感到没什么可看的。从电视台的角度来想一想吧，他们要每周七天、每天二十四个小时地播出节目。现在想一想电视频道的数量，我快速地计算了一下，包括付费频道在内，我可以看四百个台，其中大多数都是7×24小时播出的。

仅仅是其中一半，一星期就有200×24×7=33 600小时的播出量。现在假定你决定每星期只看十小时的电视，你的这十小时不足所有电视内容的0.03%。我这里要说的就是，你有理由对电视节目挑剔一些！

此外，在线播放器、“按需”点播的视频网站等使我们选择节目的余地更大了，而且我们还可以决定何时去看。

现在有一种数字录像机可以录制节目，将你想要看的节目录下来，在合适的时间播放，遇到广告就选择快进跳过去，你会发现这样做可以省出好几个小时的时间。

如果我正在写一本关于创意的书，我可能会建议你看各种不同的节目，随便挑选频道，或者快速按下遥控器上的数字，看看都有什么节目在播出。然而我的使命是帮助你每天节省一小时，所以我就不能这么做。设定十个你“最喜欢”的频道，如果是网上频道，那就只看自己节目单上的节目。恪守自己立下的清单，你会发现电视还是一件有益的东西。

时间贴士

看电视有两种类型。被动式：电视只是作为背景在播放；主动式：你主动坐下来看电视。你所要做的是，摆脱被动看电视的行为，代之以听收音机。在几十个电台频道中，总会有值得听的节目。

至于主动式看电视，看一下你的时间跟踪表（你已经开始填写时间跟踪表了，是吗？），给自己设定挑战：将看电视的时间减少一半。

如果你需要一点动力的话，你可以这么想：如果你每天花三个小时看电视，一星期就是21个小时。如果你能活到80岁，这就意味着你生命中有十年的时间都是坐在那个塑料盒子前面度过的！

马桶上的阅读时光

当我开办“怎样每天节省一小时”的学习班时，我总是一开始就问学员，准备用我承诺帮助他们每天节省的一小时做什么，“阅读”这个选项位列前三。

首先，祝贺你已经读到了这里（除非你是随手翻到这里，但即使这样也不错）。你可能早已有了挤出更多时间用于阅读这个想法，然而很可能你总是无法找到足够的时间。下面我们来看看有哪些主意可以帮到你。

当你买下一本书时，把它放到随手可得的地方，出差时带上它、放在车里、放在床头、放在桌子上，甚至于马桶盖上[*]。

在阅读开始之前，闭上眼睛并迅速地想象一下你要阅读的书籍，想象自己享受这本书的样子，并从中吸取到有用的养分。

加快速度。你会惊奇于自己的阅读速度有多快，还仍然能够吸收书中的内容。强迫自己加快阅读速度，这一能力也将会在你生活的其他方面发挥
作用（参阅第149页）。

除非是小说，问自己是否真的有必要一页一页地阅读，还是可以跳过一些内容。

读完其中一章。有时只读到一章的一半时，你就觉得自己不会从这本书里收获什么了，这种做法不可取。

设定一个读完一本书的目标，你会惊奇地发现，当有了目标时，你的阅读速度会增加多少。当你完成目标时，给自己一个奖赏，这会使事情变得有趣。

早起第一件事就是阅读，许多人在晚上睡觉之前阅读，这也很不错，至少比看电视强多了！试着提早三十分钟起床，花点时间进行阅读。你会惊奇于你能以多快的速度阅读，以及你清醒的大脑能够吸收多少书中的养分。

主动式阅读。如果你正在读一本书，比如这本，你可以在其中写写画画。用荧光笔把你最喜欢的词语、段落标记出来。对于有关个人发展的书，以一种互动的方式来阅读才能真正吸收其中的养分。所以行动吧！边读边写下点什么，从现在开始。

Let’s go!背起行囊去旅行

我遇到一些人总是声称他们没有时间度假，实际上这完全是因为他们没有勇气规划一个假期。从假期中享受乐趣的第一步就是进行规划。即使还有几个月甚至一年的时间，也要进行规划。这样，当时间真的到了时，其就成了一件必办不可的事情。

假期原本应该是一段令人享受的时间，你可以利用这段时间放松、充电。然而，很多人却在假期令自己精疲力竭、迫不急待地要回到家里休息一下。

以下是一些有助于你节省时间并最大程度地享受假期的主意。

提早计划。不错，我知道到了后期你可能会获得一些最后一分钟的折扣，或者你是一个富有经验的旅行者，对旅途的各种事物了如指掌，如果是这样的话，那就随你的便。但到了最后一刻才行动的人往往会遇到各种各样的挑战。

预约一个旅行代理。旅行代理的服务总是比在线服务好，而且更重要的是你能够节省数小时的时间！提前打电话与旅行代理预约见面，如果他们说“随时都可以来，我们不需要预约”，那么就另找一家。

在第一次见旅行代理时，告诉他们你想要什么，让他们问你大量的问题，并安排一个下次见面的时间。下次见面时他们就会将搜集到的信息展示给你。你可以知道自己的目的地、什么时间去、怎样去以及费用多少等。

时间贴士

你真的愿意花几个小时的宝贵时间坐在一旁，等待旅行代理查看航班和价格吗？我觉得不应该这样，所以你不如安排个下次会面，到时他们就能把所搜集到的信息展示给你看——毕竟他们才是旅行专家。

在启程之前花一点时间研究一下你要去哪里，要做什么。我们都喜欢临时决定，但情况可能是你来到一个地方却发现它星期一不开放，或者某个地方经常发生食物中毒事件。

提前一星期收拾行李，当然不是用一整个星期的时间做这件事，而是将你的行李箱打开，陆续将东西放进去。这样做可以帮你节省出发时的时间和到达目的地后的时间，而且如果有些衣服是你没有穿过的，在你回家之后还能帮你节省时间。

规划回程。你知道这听起来有些乏味，但如果你事先订好一个计划就能节省数小时的时间。把衣服分成穿过的和没穿过的，并把首先要洗的衣服放在一边——当你回到家时直接丢进洗衣机。记住：确保你的房间在你出发前就是整洁有序的。

让科技产品成为省时帮手

当今世界各种科技产品层出不穷。但其中哪些真正有助于节省时间呢？我在这里列出了一些经常被认为能节省时间的科技产品，同时也给出了一些产品说明书上经常被忽略的警告。

家用电脑

能节省时间吗？答案是“是”或“不是”。

“是”：你用它来写信、整理数据、提醒亲友的生日以及迅速获得知识（如果你能对互联网的强大功能充分利用的话）。

“不是”：你花费很多小时的时间浏览网页、聊天或观看视频。那些东西很少是真正重要的，而且无助于你每天节省一小时。

移动电话

“是”：你用它来打电话，参阅第106～108页电话的使用技巧，以免在打电话时不必要地浪费时间。

“不是”：你花费很多的时间一个接一个地发送短信。为什么不直接拨通电话呢？这样更快捷而且更具人性化。如果你的手机成了你的另外一个游戏设备的话，那答案就是更加坚定的“不”。

冼碗机

“是”：你使用得当，保持干净而且及时清空，这样的话洗碗机就称得上是最伟大的发明之一！

“不是”：你只使用很少量的杯具和碗，以至于五天才需要开一次洗碗机，因为你使用的方法不得当，你还要把其中一半拿出来重洗一次。

数字录像机

当我向我的在线社区的访问者提问他们认为家庭用品中最有助于节省时间的发明是什么时，“数字电视录像机”这一项居然获胜！如果你按照本章前面所讲内容使用它的话，那答案就是“是”；否则，就是一个大大的“不是”。

数码相机

在你度假时拍摄的16 000多张照片中，有多少张是你在拍摄之后还曾看过的呢？

数码相机的好处是，你可以随便想拍多少张都可以，并从中挑出你最喜欢的；缺点是你经常不这样做，实际上你的电脑文件夹里往往堆积着无数质量不佳的照片，而你从不进行挑选。

对于此，我建议创建一个文件夹，命名为“好照片”，把你的好照片存放在那里，而把其余的悉数删掉，然后把这些好照片或者打印出来或者上传到某个地方。

应用程序

几乎所有的移动电话都可以让你下载各种各样的应用程序，其目的在于改善我们的生活，有些的确是改善了我们的生活，但更多的是侵蚀我们宝贵的时间。我的建议是在下载程序之前读一下网上的评论，以免花费太多的时间试用它们。如果有任何疑问，那就删掉。

十大科枝产品

以下是我列出的最有利于节省时间的十大科技产品名单，来源于我的在线社区www.michaelheppell.com。

10．汽车

9．微软

8．卫星导航

7．网上银行

6．微波炉

5．移动电话

4．网购

3．个人电脑

2．洗碗机

1．数字录像机

高效能主妇驭家有道

对于家庭生活来说，各种纸质单据、卡片、文件等的管理是超级重要的，家里纸张堆积如山，要找什么东西都找不到，这会导致你晚上做恶梦，并浪费掉你无数小时的时间。要想摆脱这种恶梦，你需要建立一个高效的家庭管理系统，为此，你要投资（或借）以下一些东西。

一个归类系统：这可以是一个柜子或者盒子，一个可折叠的文件夹甚至是一个中间有隔板的文件盒。

三个做好标记的文件格：行动、归档、留存。

行动格：用于存放需要你立即采取行动的任何文件，在每一份文件上都写上需要采取行动的日期。

归档格：用于存放需要留存的各种文件，确保每个星期至少对它进行一次清理。

留存格：用于存放你认为重要但又不想放在归档格的文件。

碎纸机：你会爱上这个设备的，因为它将把你从成堆的纸张中解救出来。

时间贴士

关于个人管理系统，你可以从很多书中找到各种各样的建议，但我觉得有了一个好的分类系统、一套文件格、一部碎纸机和使用它们的意愿之后，你就可以把大部分事情料理妥当了。

我们以典型的一天为例，看看情况怎样。

你打开信箱并坐在碎纸机一旁查看信件，把没用又占用太多时间的东西直接丢进碎纸机。

最后剩下的是让你给汽车上税的提醒函，来自你养老金保险公司的账单和一封参加朋友聚会的邀请信。

对于聚会邀请，你要马上采取行动，如果你想参加的话，就立即回复。一旦你忘记了回复，你再看到邀请信时就会感到心里不快。由于你没有在期望的时间内回复，你只得给你的朋友致电，告诉他们你能参加，然后很抱歉没有及时回复，他们会说没关系，但实际上他们在想你纯粹是不懂礼貌。所以聚会邀请需要马上回复。

把养老金公司的账单放到归档格。如果可能的话，把它直接放到你的分类系统中，字母P的下方用于存放养老金。我发现把系统分类标志做得越清晰其效果越好。

现在轮到你的汽车上税提醒函。在信封上面大大地写上你需要采取行动的日期，当你把它放入行动格时确保里面的文件都是按日期顺序排列的，以便你看到这一堆文件的最上面时，就能够清楚地知道是否有项目需要你采取行动。

一天下来，你要积攒各种各样的纸片，从账单到名片等等。你需要决定它们应当归属于哪个文件格，例如把账单放到归档格中银行通知的旁边（除非它们是在线通知）。如果有一张名片需要你采取行动，那就在名片上写下要做什么。我曾经有满满一抽屉的名片，却想不起来为什么要保留它们。其他的提醒、代办事项等可以丢进文件格或者归档。

我这里要向你坦白一件事情，如果你像我一样不是一个天生有条理的人，要像这样做事情是需要费些时间的。但它的好处非常吸引人，那就是由于有了这样一个系统，下次你需要快速找到一个文件时、需要把各种材料拿去报销时或者需要记起一个重要事件的日期时，一切都变得易如反掌。你会疯狂地爱上这个系统！

你不理财，财不理你

现在我们把节奏放慢下来一点儿，来谈一谈家庭财务。家庭财务往往要花费数小时来处理，而且它枯燥无趣，当每天结束的时候，你可能已无精神来处理它。但是如果我向你介绍一种理顺家庭财务的方法，而它只需要你每星期花费15分钟或更少的时间，你觉得怎么样呢？

看到家庭财务状况在自己的掌控之下，会让你觉得美妙极了。即使你的财务状况不是最佳，只是知道自己真实的财务状况，没有过期未付的账单，不会陷入无休止的书面文案当中，就足以让人感到解脱。

以下是一个能让你的财务状况变得井井有条的简单方法，每星期只需要15分钟哦。

使用网上银行。如果你还没有申请，那就去申请；如果你申请了，那就更多地使用。

给你定期要付的账单设定自动支付，这样它们就会自动从你的借记卡上扣走。

当你打开一份账单通知时，马上在其顶端写上需要支付的日期，然后放到你的行动格中。

只要有可能，就尽量使用在线支付。这样的话，如果你下次还要向对方或哪家公司支付的话，所有的信息就都已经保存在电脑里了。

当你收到银行的账单通知时，核对一下单据与实际支出是否相符，你可以每个月做一次这件事情。

养成每个星期完成各种报销的习惯，这意味着你的现金会更快地回笼，而你公司的财务人员也会感到高兴。

定期检查你的行动格，确保不错过截止期限，如果有必要，在你的手机上设定提醒。

在你支付了所有的账单之后，养成每个月储存一点钱的习惯。

现在看来你并不需要很多时间来完成它，但这件事情的确是需要完成的。

太久没问候朋友了吧

寄送贺卡和礼物是节日时问候朋友的一个不错的方式，传达一下你对朋友的关怀之情，让朋友感受到友情的温暖。而选择卡片、写贺词并邮寄出去，可能要花费你好几个小时的时间。购买礼物更是一个耗费时间的事情！

我向你介绍一个非常棒又非常简单的方法，它可以帮你在这方面节省不少时间：如果你看到了一个没有特定用途的卡片（上面没有印好的信息，不是专门的生日卡，或是用于庆贺新工作等之类），而你又喜欢它，那就一次多买些。如果你是一个爱好寄贺卡的人，那就买下更多。

在自己的包里随时放一个贴好邮票的卡片，把这个作为你的应急卡片。在每个月开始的时候，写好你需要寄送的卡片，贴好邮票，并放入行动格，按需寄送，简单吧？

时间贴士

如果你要发圣诞卡，为什么要花那么多时间选择各种不同的贺卡呢？选择自己喜欢的那种并寄给每个人不是更好吗？

同样的道理也适用于礼物。如果你想节省下更多的时间，而不止是几分钟，那就选择一种大多数人都喜欢的礼物，然后送给每一个你想赠送的人！

都市“忙人”也要锻炼身体

忙得没有时间锻炼？我不相信。我打赌你还是有时间吃饭的！你只不过还没有找到正确的锻炼方法而已。谁说你必须要换好衣服去健身房，用一个小时完成你的锻炼程序，洗个淋浴，完了再换回衣服，然后回家？

我的健身教练保罗 · 莫特有很多学生都是一些想保持体型与健康同时又十分忙碌的人。他为我们设计了一套健身程序，只需要三十分钟的时间（包括热身和放松）。

他还设计了一种“酒店健身法”，只需要五分钟！这套程序包括十个练习，比如俯卧撑、仰卧起坐等。你可以在网上视频中看到他在酒店的房间里做这套动作。他教的任何东西都不需要特别的设备（而且如果你是在自己的家里，你甚至可以穿着内衣来做）。

如果你觉得自己太忙，没有时间锻炼，或者去健身房太费时间，那么你可以在网上找到保罗的建议，网址是www.saveanhour.co.uk。

家庭应当是一个令人享受和放松的地方，很多时候你花很多时间去做一些你不应当做的事情，或者把时间浪费在犹豫不决上，而不是真正聚焦于你应当做的事情。所有这些都会导致压力，更不值得的是你在家里承受这些压力是没有人付给你工资的。

前面几章所讲的方法有些做起来的确有难度，而有些则非常简单，以至于你都想尝试一些有挑战性的东西了，这就是为什么我为你准备了以下的内容。

*坐在马桶上时是浏览一本书的好时机，一位书评者曾经说迈克尔 · 赫佩尔写了不少非常不错的适合在马桶上阅读的书，我把那当作对我的赞美。

小贴士

本章将向你提出更大的挑战——并担保它也将给你带来更大的回报。你将看到为何你并没有多少时间留给自己，你将惊异地发现你的阅读速度其实还可以提高很多，你还将明白几秒钟的时间也是多么重要。

第七章
想象一下，
做个“时间整理狂人”如何

自我日、关键日与事务日

虽然我没有听过丹 · 苏威（Dan Sullivan）的课程或者参加过他的培训班，但我要感谢他，正是他的灵感激发了我将这个绝妙的方法展现给读者。

我们常常发现有一些方法是如此之强大，如能将其付诸实施并形成每天的习惯，你将会成就了不起的大事，我现在要介绍的方法就属于这一种。

你会问我为什么不将这个方法详细地写成一本书呢？简而言之，原因是将这个方法付诸实施是很有挑战性的。你可能已经做好了这方面的准备，也可能没有，又或者你可能由于外部压力而不能够运用这些方法。

然而，如果你确实已经准备好将这些方法付诸实施并且准备马上行动，那么“自我日、关键日与事务日”将会改变你的生活。

简要介绍

在每个月的开始，把当月约30天的时间分成三种类型：自我日、关键日和事务日，然后在整个月里，每天只进行符合其类型的活动，这容易吧！

应用方法

首先你必须下定决心，在这个月的每一天都只进行符合其类型的活动。为了帮助你下定决心，下面我对这几种类型进行一下描述。

自我日

自我日是最好的日子，因为你将这些日子给予了世界上最重要的人——你自己。自我日用于给自己补充能量、提升智力和维护健康。如果你还是单身，那就进行些你想做而且对你有好处的事情。如果你有小孩，我知道这是老生常谈了，自我日就是“优质的家庭时间”。自我日是最重要的日子，你必须把它规划好。

关键日

在一些日子里，你需要把你的工作聚集于五个最关键的活动上。例如，你是一个创业者，你要聚焦于五种能给你带来最大收入的活动；你是一个设计师，那就做最能满足你前五个客户需要的工作。我想你应该明白我的意思了。如果你还不确定你的五个最重要的活动是什么，你可以问你的老板，如果你就是老板那就问你的下属，如果你没有下属那就问你的客户。

事务日

这些日子是你处理其他事务的日子，你知道指的是哪一类事情：清理杂物、约会、查看邮箱、花园除草、购物、熨衣服、读电子邮件、接受不期而至的干扰等。你可以有工作事务日和家庭事务日，或者像大多数人一样将这两者合并起来。

你也许很清楚事务日意味着什么吧，因为你一个星期七天都是这样度过的。

第一步就是要决定你给每一种类型的活动分配多少天。

我已经进行这一项练习很多次了，人们通常会说“我将会在一星期中安排两个自我日、四个关键日和一个事务日”（想想你自己又会怎样安排）。这种思维很常见，周末是我的两个自我日，在事务日把事情整理得井井有条，剩下的日子就是我的关键日！

现在我们来看真实生活中的情形。如果某天是关键日，那么你只应当做你五个最重要的事项，而不应该做其他任何事情。你不应该查收邮件、也不要回电话以及参加其他的会议。你可能一星期中四天都是如此吗？而且在自我日，你不能做除了自我充电之外的其他任何事情，不能熨衣服或者洗碗哦！

我的建议是开始时把一个星期安排成类似于下面这个样子：

星期一：事务日

星期二：关键日

星期三：事务日

星期四：关键日

星期五：事务日

星期六：事务日

星期日：自我日

然后，可以转变成以下这个样子：

星期一：事务日

星期二：关键日

星期三：关键日

星期四：关键日

星期五：自我日

星期六：自我日

星期日：自我日

不过，当下你可以先从一天自我日（确保高质量的自我充电），四天事务日（这以前你七天都是事务日），两天关键日试着做起。

行动诀窍

这个方法属于那种写起来容易、读起来简单而做起来极具挑战的方法，所以进行一些辅导是必要的。以下是其重要部分——“怎么做”。

首先，重要的是每月至少进行一次规划。传统的时间规划建议一个星期规划一次，但是我介绍的这个强大方法要求你拓展时间规划的边界。我认识好几个人，他们把一年的时间分成四个季度来进行规划，并一次把一个季度的自我日、关键日和事务日都规划好。

克服挑战

当你觉得你必须对自己的零散时间进行规划时，你可以先从规划三种日子开始，这是很重要的。来，放松你的风险肌肉，对下个月进行规划吧。

首先规划你的自我日，这是最重要的日子，应当首先进行考虑。因为正是这些日子给予你能量来完成你关键日的活动，并且有效率地处理事务日的各种事务。

下一步规划你的关键日，你可能需要根据已有的约会、旅行、交付截止日等来进行规划。不过花几分钟额外的时间对这些日子进行规划是值得的，因为这可以帮你节省更多小时的时间。

剩下的就是你的事务日。

与别人交流你的计划

一旦做好了第一个月的规划以后，你可以把计划告诉你身边比较关键的人。跟他们分享你是怎样规划时间的、你将从事什么活动以及他们怎样才能帮到你。强调关键日和自我日的重要性并解释为什么你需要百分之百地专注于这些活动，是确保这个方法行之有效的关键。也许有些人会打断你，说“我知道今天是你的关键日，不过……”之类的话，当这个情景发生时，你需要作出恰当的回答。

时间贴士

如果你正处于从伦敦飞往新加坡的旅途中，你将会在空中待上18个小时，这时完全没有人与你联系。

你怎样计划这段时间以便你的公司、下属和客户在你处于4万英尺高空时能够运转正常？在事务日将该做的事情都规划好，你就能够在关键日全身心地专注于关键活动。

一旦你已经制定了这个月的规划并与周围的人进行了沟通，那就每天都把它执行好。下面让我来介绍一些在每种类型的日子里人们常犯的一些错误，以及如何避免这些错误。

自我日

“我将与孩子们度过一整天，并与我的丈夫共进晚餐，但是我还有一些衣服要熨烫，不如我先把衣服熨了吧。”爱丽斯说她是三个孩子的母亲，经常要出差。爱丽斯的困难在于她总是觉得要做点什么才能很好地享受这一天。她并不喜欢熨衣服，这事要花掉她一两个小时的时间，而且她还打心眼儿里讨厌有这么多衣服要洗。熨完了衣服，她可以跟孩子们在一起了，可是这一天的大部分时间已经过去了。她又匆匆忙忙地去准备晚餐，并且在用餐时间的头一个小时不断向丈夫抱怨她从一早起来就一直在忙个不停。

自我日的本意是给自己补充能量，而不是吸走能量，所以把它们规划好并且坚持执行。

关键日

“嘿，汤姆，我知道今天是你的关键日，但是我想问一下你能不能快速地帮我看看这个？”大卫问道，汤姆不想显得不愿帮忙，因而停下手中的工作（一个价值600万英镑的合同的最后阶段），并允许大卫从他宝贵的时间当中夺走30分钟。

汤姆这时应该懂得说：“大卫，很荣幸你能问我，但是如果你的问题不是直接与我手头的合同相关的话，那么请问你是否能等到明天呢？”

对于有些工作来说，把一整天都当作关键日可能也不太实际，此时，你可以安排半天的关键日和半天的自我日或事务日。

事务日

“在我打电话、查看网页并且会见吉尔之前不如花五分钟时间再整理一下那个合同吧，反正今天是个事务日！”

事务日是用来做计划的，在事务日你要计划好关键日和自我日。不要在事务日试图去做其他的事情，从而打断自己的思路。事务日的重点是管理时间和找到时间。

如果已经你读到这里，那么我猜想你一定跃跃欲试了。自我日、关键日、事务日这个方法介绍起来有点令人费解，但是一旦你付诸实践，它会让你感到工作卓有成效并且如释重负。

采取行动吧，试用90天，你将会惊奇于你所取得的成就。

你的阅读速度还可以再快些

如果你有很多材料需要阅读，那么学会怎样快速阅读是很有价值的。在这个方面你有很多课程可以参加，也有很多书可以阅读。如果你想精通快速阅读法，那么可能需要你在这方面进行点儿投资，但这物有所值。

不过，你现在可以学习一些非常有用的简单工具，它可以让你的阅读速度提高50%～100%，下面我把它们分为应当做的事情和应当避免的事情来介绍。

进行头脑预演

尤其是在开始阅读大量文字之前，请你闭上眼睛想象自己在快速地阅读，把所有的信息吸收进去并存储下来，然后睁开双眼，这时你的头脑已经聚焦于你眼前的任务并准备开始行动了。这个活动只需要不到60秒钟的时间，然而却可以大大提升你的阅读速度。

不要默念阅读内容

如果你有多年默念的习惯，那一开始你可能很难做到不默念。从根本上讲，阅读时读出你所看到的词句，无论是出声还是默念都会消耗大量的时间。其实，人的大脑比你想象的要功能强大，它能以比你说话快得多的速度吸收词句，所以默念你所看到的内容会使你慢下来。我知道要打破这个习惯是非常困难的，所以要不断练习，这可能需要几个月的时间，但一旦你摆脱了这个习惯就会受益良多。

使用指示器

指示器可以是你的手、一张卡片或者一把尺子，使用指示器来提高你阅读速度的方法有好几种。

简单地把你的右手从上向下移动，并让你的阅读速度跟上手的运动。注意我这里没有说“让你的手跟上阅读速度”。这样的话你就建立了一个节奏让你的眼睛来跟随，当然如果你是左撇子就用左手吧。

你还可也用你的手划过一行行的文字，如果你选择使用这种方法那就轻轻地划过，就好像你在用你的指尖感觉那些文字。

如果你选择使用一张卡片或一把尺子遮住文字，那么就平滑地向下移动指示器并强迫你的眼睛跟上它的速度。再次提醒你要移动指示器，并让你的眼睛在阅读时跟随它。这可不是为了给你正在阅读的内容划重点。请确保你的移动速度是平滑而流畅的。

不要回过头阅读

你有没有意识到自己在阅读时经常毫无目的地跳回去读已经读过的内容？是不是对自己的这一行为感到很惊讶？想想你刚刚是不是就这样做了？你知道原因吗？这是因为条件允许你这样做，如果那些内容在你读过以后就消失了，你就会全神贯注地确保信息在第一次跃入眼帘时就得到吸收。

如果你下次发现自己又跳回去阅读了，快速地问自己是否有必要这样做，然后继续读下去。

跳跃式阅读

我在本书中已经好几次提到跳跃式阅读，所以你很可能是直接来到了这部分内容。

除非你在读一部小说，你可能并不需要吸收每一个词语。通过跳过一本书或一篇报告的某些章节，你可以直达精髓，然后决定你是否需要深入阅读，然后再跳到其他地方看看是否有需要精读的东西。

不要错失关键内容

有些人误以为快速阅读不是真正的阅读。快速阅读的要点是允许你以更快的速度吸收更多的信息，而不只是强调速度。如果你感到好像错过了重要的内容，也许你就真的错过了，这时你不妨将速度降下一点点，确保你吸收了书中的精华。

一定要练习

正如其他一切技能一样，快速阅读也是熟能生巧。我在这里简要讲述了几项技能，现在轮到你来测试它、使用它、完善它。

时间贴士

拿一篇你以前读过的文档进行快速阅读练习，它能提升你的自信心，为你快速阅读全新的内容做好心理准备。

如果你也像我一样热爱阅读，那么有必要拿出时间来反思一下快速阅读的优缺点。

我确信快速阅读对于商业性阅读而言是非常棒的。如果我要读一篇报告、一本商业书籍，那么快速阅读就是天赐的礼物，它可以让我节省很多的时间。然而如果我正在度假，想通过阅读来放松自己，那我就不会将阅读当成百米赛跑了。

本书这部分内容的目标是提升你的阅读速度，而不是夺走你阅读一本好书的乐趣。

快速阅读不应该让你感到额外的压力或者让你对词语感到厌倦，它应当提升你的阅读体验，并允许你从作者的语言和智慧中吸取更多的养分，而不是更少。

所以，以下这段话请你慢慢地阅读。

快速阅读是你节省时间工具箱内的另一项工具。正如所有的工具一样，知道何时使用它是令其发挥作用的关键。

有些高科技你不用就浪费了

越来越多的计算机系统、移动电话甚至电视机都随机安装了语音指令软件。这就如科幻片中的场景一样，宇宙飞船的船长说：“计算机，准备一份有关第六节的课程。”然后计算机就分毫不差地予以执行。

可笑的是这项技术已经在我们身边存在好几年了，而我们仍然把它当成科幻来看待。看来真正需要改变的是我们的头脑。

2005年我曾去拜访一个朋友达瑞，他经营着一项家庭自动化业务。我很喜欢参观他的住所——那简直是一个新科技产品的天堂。他问我是否愿意试一下一个特别新奇的玩意儿，我说：“当然想了！”

他站起来大声说：“计算机，开机。计算机，请给我报一下微软的股价。”一秒钟之后一个带有合成音色的女士的声音出现：“格林威治时间14点15分，微软股票的价格是25美元17美分。”

我目瞪口呆。然后他问我是否也想试一下，并建议我可以要一杯咖啡。在忸怩了一番之后，我也站起身来大声说：“计算机，可以给我来一杯咖啡吗？”几乎同时，那个带有合成音色的声音回答道：“你自己动手吧，我是计算机，又不是服务员！”

达瑞笑得前仰后合，我是那个星期被他愚弄的第五个人！

然而，这次展示的前一部分的确是真实的，而时间是2005年。

你可以用语音指令来下达指示——你会惊奇于它的精确性。这本书的好几个部分就是这样完成的。你可以控制基本的指令，比如打印、存储和打开文档；你还可以设置一些任务，如从你的手机中拨打某人的电话、发出电子邮件或者关闭系统。

我确信带语音功能的设备在不久的将来会成为我们生活中越来越重要的部分。现在就开始拥抱它吧。但如果你发现需要耗费太多的时间进行设置，那么让那些“先吃螃蟹的人”折腾一番以清除各种故障也无妨。

即使是1秒钟也很重要

艾尔 · 帕西诺（AI Pacino）在电影《挑战星期天》[Any Given Sunday，导演：奥立弗 · 斯通（Oliver Stone）]中扮演的角色托尼 · 德 · 阿玛托说我们所需要的小小进步（英寸）随处可见。如果你没看过这个电影，那么花几分钟的时间看一下其中托尼 · 德 · 阿玛托所做的精彩演讲，他表达了在美式足球比赛中努力争取每一英寸是多么的重要。在节省时间这项艺术中，如果你真的想让自己成为高手，这个道理也同样适用。

如果你认为你已经达到了最高境界，已经做到了最佳，不可能再节省更多的时间了，那么请让我跟你度过一天的时间，我担保你还能随时随地从这里或那里找出分分秒秒来。它们单独看来可能毫不起眼，但加起来也许会使你在一天中找出额外的十分钟。

你觉得这没什么好令人激动的？那你是否意识到每天十分钟就相当于一年六十小时？

所以以下是你接下来的几天中需要考虑的一些事情：我能把这件事做得更有效些吗？能够消除更多的浪费吗？即使它只会为你节省几秒钟的时间也不妨实行，因为一分钟就是由很多秒组成的，明白了吧。

本章讲到的有些主意实行起来的确具有挑战性，但如果你掌握了它们，你就不仅每天节省一小时，还可以节省得更多。

到现在为止，你可能在想我掌握的工具和技巧已经足够了，或者你也可能在想永远没有足够的时候！所以我还为你准备了下一章的内容。

小贴士

本章将为你献上来自于我的在线社区www.michaelheppell.com上的25个省时妙方。你将明白为什么你必须摒弃“等待”这个词，发现小本子的新用途，意识到“10”的重要性，学会向免费的东西说“不”，并从一位老者的忠告中获得人生感悟……

第八章
时间整理术，未完待续

1．不要走开，马上回来……

我利用电视广告的时间来做一些事情。例如，我会在电视播放广告的时间里沿着楼梯跑上跑下锻炼身体，我也会做一点点管理事务（整理档案、清洁桌面、查收邮件、制订计划等），另外还有家务。我发现电视节目中穿插广告的这部分间歇时间非常有价值，我不像多数人一样把它们看成一种痛苦。

——莎拉 · 格瑞（Sarah Green）

2．请求原谅比获得许可来得容易

如果你苦恼于要通过层层审批来完成各种手续，那么你可以在许可到手之前先把事情完成。尤其是在你手头的事情是某种新颖的、非常规的事项之时。

如果你犯了错误或者是踩过了线（这是非常罕见的），那就请求原谅——通常这比等待许可容易多了。

——罗伯 · 科林（Rob Collins）

3．笨鸟先飞

我能找到更多时间的主要方法是比其他人早到一小时。我在这段富于产能的时间里所完成的事情，往往比我在当天剩余的时间内所完成的事情还要多。

——科瑞斯 · 汉得（Chris Hind）

4．煮蛋定时器的妙用

对于我来说，关注时间的最好的工具之一就是那种廉价的、没什么科技含量的、厨房用的煮蛋定时器。我将这种东西设计好三分钟发出提醒，而且我每天要使用它好几次，可真正煮鸡蛋的时候我却从未用过。

有时我使用它作为一种有趣的方法来确保谈话不跑题。当一个同事提出需要两分钟来讨论某事时，我就晃一晃我的定时器，事先申明他可以有不多不少的三分钟时间。当他看着时间流逝时，往往能确保谈话言归正传。记住一定要有点幽默哦——你可不想让鸡蛋砸到你的脸上吧！

——克里斯 · 翠西（Chris Tracey）

5．跟进事项文件夹

我发现最好的时间管理工具是“跟进事项”文件夹，尤其是对那些不喜欢整理文件的人！

跟进事项文件夹可以帮助你只接触一次文件，其使用方法如下。

在一个A4大小的文件夹里放大约20个空白的塑料文件袋，并在文件夹脊背的标签上写下“跟进事项文件夹”。把它们放到你经常能看到的地方。

当你收到一份邀请信或者是有关你三个月以后要参加的某个会议的细节时，你需要把邀请信、入场券等保存好，那就把它们放到这个文件夹里吧。每次你要去参加活动时，你就知道相关的细节都已经保存在那里了，包括入场券等。这可以避免你到了那一天手忙脚乱地到处找东西。

第二种用途是应对那些偶发事项。你可能不想马上去做某些事，但你认为可能一星期以后需要回头再做，那就直接把它放到跟进事项文件夹里。有空时就随手翻阅一下，你会发现其中有许多文件已经不再有什么价值了，那就可以直接把它们送进碎纸机；如果有些还很重要，那么你就着手处理。

跟进事项文件夹最大的好处是它不讲究什么顺序，而且把一些东西放进去或者清除掉都只需要很少的时间。文件装在塑料袋里你一眼就可以看到里面是什么东西。里面最多不要超过20个塑料文件袋，因为如果你有更多就可能没法及时将旧东西清除掉。

——约翰 · 唐纳德森（John Donaldson）

6．不要说“等待”

你多少次听到有人说“我正在等待（某件事情）发生”，或者“我正在等待答案”？进度报告上满是未完成的事项，因为他们在“等待”（某人）做（某事）。等待是被动的，用某种强有力的东西把它替换掉。从问自己“为什么要等待”开始吧，如果理由确实充分，那么看看怎样能够更快地获得你所等待的东西。

让别人同意完成某件事情的时间，使用比如“我能在星期一之前知道结果吗”或者“你说迟些给我电话，具体是什么时间”这样的时间语句。这样做除了按时完成更多的任务以外，你还可以展示一切都在你的控制之下从而让别人有信心。想象一下你不再说“我在等待某件事发生”，而是说“我已经跟××说好了，他们同意在某某时间之前完成、交付”。

——彼特 · 威廉姆斯（Peter Williamson）

7．赶紧起床，走出户外

找到更多时间的第一要务是从床上立即起来！这对有三个小孩（而且经常睡眠不足）的人来说并非易事。

大约二十年前，有个培训师告诉我说：当你早上醒来时，在头脑中说（或者大声说出来）“醒来吧，起来吧”，它经常能让我的头脑把我的身体发动起来。

——卡尔 · 莱曼（Karl Lehmann）

8．时间管理的误区

很多人被误导以为他们需要改进自身的时间管理，甚至认为他们能够做到。要知道时间是客观存在的，时间是衡定的，每一分钟都跟它前面的一分钟和后面的一分钟一样长，而每天也都是24小时，每小时60分钟，每分钟60秒。

我们每个人拥有的时间跟其他人是完全一样的，然而有些人就是比其他人的成就大得多。所以秘密在于你要意识到需要管理的不是时间——因为你无法改变它，你需要管理的是你自己！

对你如何使用时间负起责任，管理好自身，不要试图管理时间！

你来到这个世界不是为了把一切事情都办成，我们想做的事情总是比我们能够做的事情要多，我们应当庆贺这一点。试想如果在上午十一点以前就把要做的事情都做完了，那多没劲啊！

关键的关键在于选择——选择做什么和不做什么。

——罗伯特 · 伯格（Robert Begg）

9．成功在于现在

我发现自己经常拖沓。当我开始磨蹭时，我发现一个有用的方法就是告诉自己“成功在于现在”，好像这样就能够激励我采取行动，而不是漫无目标地踌躇不前。

我的做法是把意念集中到左手的拇指和食指上，深吸一口气，捏紧拇指和食指，对自己说“成功在于现在”，然后开始行动！

——艾利森 · 伯德（Alison Brid）

10．定时查看电子邮件

我的建议是把你每天查看电子邮箱的时间控制为一个固定的次数。对于我来说，早上起来第一件事和晚上睡觉前最后一件事是查看邮件，此外，我还会在中午饭之前和下午中间的时间查看邮件。

我会把邮件分别拖放到命名为“现在就做”、“值得一读”和“也许有用”这样的子文件夹中，其他邮件就直接删掉。我会集中精力先把“现在就做”文件夹里面的工作完成；如果有时间，我会看看“值得一读”文件夹并定期清理；“也许有用”文件夹我只是偶尔看一下。这个方法对我很有效！

——莱恩 · 格尔（Lynne Gale）

11．生命是一次旅程

我非常相信简单的方法效果最佳。我这里就有一个简单的方法，我把它称作“发挥每一段旅程的作用”。这个方法我在工作中和家里都会使用。

简单地讲，如果我需要把某样东西从A点拿到B点，然后还要去C点把某样东西拿到D点，我就会尽量找出我还有什么东西需要从A点拿到D点，以及从B点拿到D点，这样我就不需要在以后的时间再走一遍这段路程。

例如，我要给太太泡一杯茶，而同时在楼上洗衣房里有些东西需要带到楼下工具室里，这时我就会把这个东西顺手带上，以便顺道把它拿到楼下，这样可以避免某个人（不一定是我）以后另外多跑一趟。当然这都是些日常琐事，但是它所能节省的时间加起来会令人吃惊的。

希望这个不错的简单方法对你有所帮助！

——安迪 · 布切尔（Andy Butchen）

12. 抽奖游戏

我有时候会陷于挣扎，或缺乏动机。当我感到我有很多事情要做但又不知从何开始时，又或者是当我感到无聊时（即使我还有101件事要做，这也是有可能的！），我会使用下面这个方法来激励自己。

我会把许多小的任务写在一个纸片上，每项任务一般只需要花费15分钟便可完成。我把这些纸片放进一个包里混合起来，然后随手抽出一张。

我规定自己抽到什么任务就一定要完成它。它可能是某件我喜欢做的事情，也可能不是。我想到某个任务时就把它写下来放进这个包里，现在大概有40个了吧。

这些任务可以是：洗一双鞋子、给慈善会找出一件捐赠物、计划一次健康晚餐、处理并删除10封邮件（我总是有一大堆未处理的邮件）、喝一杯茶，或者犒劳自己一下等。这其中既可以有你喜欢做的事情，也可以有你不喜欢做而一再拖延的事情。

我认为这个方法既可以用在工作上也可以用在家里。

——帕特（Pat）

13. 少就是多

少（LESS）是倾听（Listen）、能量（Energy）、明确（Straight talking）、影子（Shadow）的缩写。

倾听：别人对你说话时，要仔细分辨他真正想告诉你什么。这里更重要的是要听出别人没说出的弦外之音，而不是仅仅听他已说出来的。这将节省时间、避免误解，并使自己能够领会别人真正的想法和感觉。

能量：能量的作用显而易见。你带到会议上、活动中或任务中的能量水平和类型非常关键。把能量聚集于一个清晰的目标能够驱使你更快地取得成功。举个简单的例子：你认为哪一个项目会先完成？（A）第三区的次发展规划；还是（B）核心项目，投资1亿英镑的俱乐部？

明确：这要求一种开诚布公的关系。如果你不以一种直截了当、富有建议性的方式来沟通的话，你就可能在沟通过程中浪费无数分钟的时间，而且在事后浪费无数小时的时间。不要躲躲闪闪，要清晰明了、不卑不亢。

影子：我们是什么样的人，如何行事处事，决定了我们会投下怎样的影子。检查一下你所投下的影子是怎样的。你想在某个会议上造成一种恐惧的氛围并使大家沉默不语吗？你希望你投下的影子是什么样的？确保你投下的影子是你所希望的，这将节省由于误解而可能浪费的很多时间。

就我的经验而言，大多数项目或任务不是因为缺乏管理和考核而失败，或跟不上进度。通常的原因是领导者意识不到（或者没有足够注意到）他们自身的行为，意识不到他们对团队的影响与激励。

——卡文 · 沃什（Kevin Walsh）

14. 给头脑上档

我用一个简单的方法使得自己井井有条，并且不让工作和需要办理的个人事务积累到令人沮丧的地步。尤其是现在这个时候，在我负责我们公司搬迁的时候，这个方法发挥了很大的作用。

早上我用15分钟的时间准备早餐、把狗放出、浏览早间新闻，并且快速地浏览在夜间到来的工作邮件。如果有什么意想不到的事情，我好在开始一天工作之前就有所准备。

这样，当我淋浴之后着装完毕来到办公室时，我已经在头脑中思索好了应对挑战的可能的解决方案，或者是应对某个紧急需求的下一步行动计划。这使得我可以全速地启动我一天的工作。

——德伯尔 · 博尔丁（Deborah Bolding）

15. 时间到

以下四种方法都可以用来礼貌地将别人打发走而不让他感觉到是你在催促他离开你的办公室或是挂断电话。

（1）如果你的办公室里有一把椅子，别人来了可以下意识地坐下，而你又很难让他们起身离开的话，那就在椅子上放一堆书或者一个包，只有在你希望来客坐下时才将这些东西移开。

（2）当有人跟你在电话中通话，而你又想礼貌地尽快结束谈话时，不妨站起身来讲话，这样结束谈话会容易得多。

（3）如果有人走进你的办公室，没有任何理由地跟你说个不停，而你又不想粗鲁地打断他的话，就说你正想去找他，并跟他一起走到他的办公室，在办公室里面快速地“摆脱”他再继续往前走。一旦你感到安全时，再折回身来，或者选择另外一条路返回你的办公室。

（4）如果你想结束一个电话交谈，不妨使用一些无伤大雅的谎言。说你的办公室门外已经有人等着要见你，所以你现在不得不挂断电话了。

——李兹 · 麦格基文（Liz Mcgivem）

16. 一个星期、一个月、一年……

我用这个方法来客观地看待我自己的问题，并帮助我决定什么是真正重要的东西。当我被某些棘手的任务压得疲惫不堪，尤其是当我遇到某个重大问题，或是犯了错误感到天快塌下来的时候，我就会想：

“一个星期以后我对这件事的感觉会怎样？从那个时候的角度看，我目前最重要的事情是什么？这个错误还会显得这么糟糕吗？”

在大多数情况下，这样想都会使我的问题立即显得不那么严重，并且把我导向真正重要的事项上来。如果还不行，我就问自己：

“一个月以后我对这件事的感觉会怎样？从那个时候的角度看，我目前最重要的事情是什么？这个错误还会显得真这么糟糕吗？”

这样一来，基本上所有的问题都可以解决。如果还不行，你不妨再问自己：

“一年以后我对这件事的感觉会怎样？从那时候来看，我最重要的事情是什么？这个错误还会显得这么糟糕吗？”

如果你是个顽固不化的悲观主义者，你还可以更进一步：

“在我快要死的时候，我对这件事的感觉会怎样？”

对于我们绝大多数人、绝大多数时间里，一个星期足以让我们客观地看待我们的问题。

——罗宾 · 丹恩（Robin Deane）

下面是我个人额外奉送给你的小贴士！

17. 十分钟也很重要

我只有十分钟！好极了，十分钟足够让你完成很多事情。不要认为十分钟太短，不足以让你完成什么事，所以就将它弃之不顾。让十分钟也变得重要起来——你会惊讶于用它你所能做到的事情。

18.“鞭子”问题

你可以考虑问这样一个绝妙的问题：“我现在所做的事情是让我离我的目标越来越近了呢，还是越来越远了呢？”

简单明了，但可以让你真正思考。

或者回到基本点，问自己：“我为什么要做这个？”或者“我这样度过时间值得吗？”我有一个朋友定期问自己这样一个问题：“你到底在干什么？”通常得到的回答是“这不是我应当做的事情”。

找到能够激励自己的“鞭子”问题，定期向自己提问，以使自己不偏离轨道。

19. 记录本（时间捕捉器）

随身携带一个小本子和一支笔，这项投资是微小的，然而它能帮你节省和找到的时间却是巨大的。回想一下有多少次你想到一个好主意，事后却想不起来是什么；或者有人给你介绍了一个朋友，你当时确信能记住他们的名字，可是转头却怎么也想不起来。在你的小本子上记录下来就立即且永久地捕捉了这个信息。

时间贴士

花点小钱买一个精致的袋装笔记本。我个人使用Moleskine这个牌子，这种本子看起来精致而且经久耐用。

20. 在行动中反省

多数时间管理系统建议你每星期用一个小时的时间来回顾你正在做的事情以及所从事的工作等。你其实很难找到时间来这样做，而且即使你做了也很难让自己采取什么行动！

我的建议是在行动中回顾。简而言之，就是边行动边反省自己。如果有什么事办得不错或者办得不好，在你的时间捕捉器上记录下来。这只需要几秒钟的时间，你可能不再回头看它，但是一旦你把它写下来，在下次面临同样情形的时候，你的头脑就能立即警觉起来。

21. 索引卡

我们最好能在家里和办公室里随时备好一叠A6索引卡，虽然我很喜欢我的笔记本，但我发现索引卡对于设计新的演示稿、创建项目很有价值，而且它们真的能帮助我简化流程。

我太太就在这样的卡片上规划如何度过圣诞节或假期。你可以在一张卡片上写下你的购物清单，而在另一张卡片上写下五项“必做事项”，等等。这些卡片顺手而且直观（不像笔记本有个封皮），其特点很容易抓住你的注意力。

22. 简化生活

当你忍不住要买某件你并不真正需要的东西时，问一下自己：真的需要它吗？你的生活中是否有空间来放置它？或者你所买的东西会不会花掉你更多宝贵的时间？

本书既是关于节省时间的，同样也是关于简化生活的。你真的需要更多的物品吗？你如果感到不确定，不妨在作出购买决策前等一两天的时间，或者试着向自己发出这个挑战：暂停一段时间购物会怎样？最糟糕的情形会是怎样？

23. 对免费说“不”

免费的东西很少是真正免费的。如果它需要消耗实际的或者情感上的时间，那它就不是免费的。你是否真的愿意把时间花在那些既占据空间又消耗电力的免费物品上，过后又私下后悔吗？希望你没有受到它的诱惑。对免费说“不”吧。

24. 你的价值观

如果你没有一套现成的价值观，那就花点时间写下来什么对你来说是个真正重要的——这是一个不错的开始。然后把它打印出来随身携带。当你感到疲惫不堪的时候，或者觉得下一步不知道做什么的时候，把你的价值观拿出来读一读。

你的价值观将会帮助你澄清什么是真正重要的事情。记住了这个之后，现在深吸一口气，接下来读下面的第25个秘诀。

25. 活出精彩

当我在家里时，我太太和我经常花时间在美丽的诺森伯兰乡村散步。最近一次，在一个阳光明媚的秋季日子里，我们遇见了一个就住在我们村的、上了年纪的绅士。我们相互问候之后，我问他近来怎样，他回答说他正因为身患疱疹而痛苦不堪，然后又面露笑容并张开双臂，说：“不过，我的大部分同事都去世了，我肯定他们即使身患疱疹也愿意在这样的好日子出来走走。”然后他就笑了，并在阳光中走开了。

勇敢面对吧！我们每个人来到这个地球都有一定的时间要度过，然而没有人知道到底有多久。

所以与其说本书的目的是教你如何每天节省一小时，还不如说是教你如何把生命中的分分秒秒都活得有意义。

未完待续……

最后我想说的是一切都没有结束，这本书没有结束，整理时间的方法也没有终结。我们邀请你加入到“时间整理达人”的队伍中来，如果你有自己独特的小妙招，或是看完本书后有什么启发，不妨写在“附录三”的空白页上，看看你能不能写满。如果愿意，你还可以把它剪下来寄给我们；或是登录我们的网站www.puhuabook.com.cn——“作者投稿专区”写下你的心得；或者关注我们的微博：@普华文化（新浪微博）随时随地将你想到的小妙招留言给我们。没准儿下一本书中就有你的名字出现。

准备好了吗？时间整理术的接力棒交给你了……

附录一
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附录二
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附录三
我的时间整理小妙招

我的时间整理小妙招

Authorized translation from the English language edition, entitled HOW TO SAVE AN HOUR EVERY DAY,1E, 978-0-273-74569-3 by Michael Heppell, published by Pearson Education, Inc, publishing as Prentice Hall,Copyright© 2011 by Michael Heppell.

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means,electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from Pearson Education, Inc.

CHINESE SIMPLIFIED language edition published by PEARSON EDUCATION ASIA LTD., and Posts & Telecom Press Copyright© 2012.

本书封面贴有人民邮电出版社和Pearson Education（培生教育出版集团）激光防伪标签。无标签者不得销售。

国内第一本关于“时间整理”概念的书；

颠覆时间管理概念，学会整理“时间碎片”；

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